Umfassende Pläne, Pläne zur wirtschaftlichen Entwicklung, strategische Pläne, Klimaaktionspläne, Mobilitätspläne – was auch immer Ihr Auftrag ist, die meisten Planungsprozesse teilen dieselben Kernkomponenten und erfordern eine Beteiligung der Öffentlichkeit. Das Werkzeug eignet sich besonders für:

• Integrierte Stadtentwicklungskonzepte, ISEK
• Strategiepläne, wie z. B. Zukunftskonzept
• Smart-City-Projekte
• Klimaaktionspläne
• Oder, falls Sie mit Ihrer Beteiligung noch am Anfang stehen – zum feedbacken von Leitlinien

Wann Sie die Öffentlichkeit an einem Planungsprozess beteiligen sollten

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Der typische Lebenszyklus eines Plans beginnt mit einem Kick-off auf höchster Ebene und einer Analyse der bestehenden Bedingungen. Sobald dies abgeschlossen ist, gehen Sie dazu über, eine umfassende Vision mit Zielen und Prioritäten festzulegen, Alternativen zu vergleichen und diese in einem Planentwurf zusammenzufassen. In der Regel entscheiden sich die meisten Kommunen dafür, die Öffentlichkeit in dieser Phase zu beteiligen, um Feedback für den Plan zu bekommen und ihn dann fertig zu stellen und zu verabschieden. Danach wird der Plan weiterverfolgt und geändert und vielleicht sogar neu begonnen, wenn der Plan nach einem bestimmten Zeitraum ausläuft.

Auch wenn Beteiligung hauptsächlich in der Halbzeit dieses Prozesses stattfindet, sollten Sie Ihre Bevölkerung idealerweise in jeder dieser vier Phasen beteiligen, um sicherzustellen, dass Sie während des gesamten Prozesses aufeinander abgestimmt sind.

Wenn Sie von der Frühphase zur Spätphase der Planung übergehen, sollte sich die Art des Feedbacks und der Beiträge, nach denen Sie suchen, ändern. Sie gehen von einem umfassenden Feedback zu den großen Zielen, die Sie erreichen wollen, und der Vision, die Sie für die Bevölkerung haben, zu einem detaillierteren Feedback zu den Einzelheiten des endgültigen Entwurfs über.

Typische Probleme mit öffentlichen Kommentaren bei traditioneller Beteiligung  

Die persönliche Beteiligung an Planungsprozessen ist in der Regel reichhaltig und meinungsstark. Aber wenn ein Entwurf in die Phase der Überprüfung und öffentlichen Kommentierung gelangt, wird der traditionelle Prozess der öffentlichen Kommentierung weniger interaktiv, um das Feedback zu vertiefen.

• Einige der häufigsten Probleme mit herkömmlichen Verfahren zur öffentlichen Stellungnahme sind:  
• Alles landet im PDF-Format, meist mit einer langen Liste verschiedener Dokumente, die die Öffentlichkeit (und die Beamt:innen!) stundenlang durchforsten müssen.
• Wenn Sie dann endlich das gewünschte PDF-Dokument gefunden haben, landen Sie in einem manchmal Hunderte von Seiten langen Dokument, in dem Sie eine überwältigende Menge an Informationen mit verpixelten Karten und Fotos lesen müssen, um ein Minimum an Kontext zu erhalten. Das Ganze ist in der Regel mit Fachjargon gespickt.  
• Selbst wenn Sie noch die nötige Klarheit haben, um Feedback zu geben, wird es in der Regel als E-Mail angefordert. Dies erfordert eine sorgfältige Zuordnung zu den einzelnen Teilen des von Ihnen geprüften Dokuments, die die Mitarbeitenden dann in eine Tabellenkalkulation übertragen müssen, um Seitenzahlen und Zeilennummern zu erfassen. Meistens findet diese Zuordnung auf Seiten der Bevölkerung nicht statt, so dass die Öffentlichkeit herausfinden muss, welcher Kommentar für welchen Teil eines Dokuments gedacht war.

Wie CitizenLab und Konveio dazu beitragen können, die öffentliche Kommentierung von Planungsprozessen zu optimieren  

CitizenLab und Konveio arbeiten zusammen, um das Sammeln von Feedback viel intuitiver und effizienter zu machen. Mit ein paar einfachen Klicks können Sie jetzt das interaktive Beteiligungswerkzeug von Konveio in eine von CitizenLab betriebene Beteiligungsplattform einbetten:

• Ermöglichen Sie kontextbezogenes Feedback, so dass es zu bestimmten Entwürfen geteilt werden kann und nicht nur zu einem allgemeinen Dokument. Außerdem können Anwohner:innen Kommentare klassifizieren, z. B. als: Vorschlag, Frage oder ein benutzerdefiniertes Feld, um ihr Feedback zu organisieren.
• Verbringen Sie weniger Zeit damit, Kommentare anzusehen, sie in Tabellen einzufügen, nach Seitenverweisen zu suchen und die Ergebnisse zu analysieren, um Berichte zu erstellen.
• Behalten Sie bewährte Arbeitsabläufe für die Erstellung von Dokumenten bei, da Planungsdokumente nach wie vor zuerst gedruckt werden müssen und von den Mitarbeiticht zu pflegen sind – mit dem zusätzlichen Vorteil, dass sie digitales Feedback ermöglichen.
• Beteiligen Sie mehr Menschen, indem Sie ihnen ermöglichen, schneller durch lange Dokumente zu navigieren, tiefer in Themen einzutauchen, die ihnen wichtig sind, und komplexe öffentliche Dokumente mit einer einfachen, benutzerfreundlichen Oberfläche zu verstehen.
• Machen Sie das Feedback zu Dokumenten interaktiver, indem Sie Ihrem Team und den Bürger:innen die Möglichkeit geben, das Feedback zu kommentieren und Vorschläge hoch- oder runterzustufen.
• Verringern Sie Verwirrung, indem Sie klare Anweisungen, geführte Erfahrungen und eine benutzerfreundliche Oberfläche bereitstellen, um die Beteiligung der Öffentlichkeit zu fördern. Auf der Registerkarte „Zusammenfassung“ können Sie Ihr Dokument mit einer Einleitung oder einem Video versehen oder verschiedene Abschnitte oder Schwerpunktbereiche des Projekts aufschlüsseln. Auch ein Glossar kann in den Text eingefügt werden, um Akronyme und Fachbegriffe zu erklären, mit denen Ihre Bevölkerung vertraut sein sollte.

Wie die Integration von CitizenLab und Konveio heute genutzt wird

Newham, einer der größten und vielfältigsten Stadtbezirke Londons, hat die neueste Phase der Konsultation zu seinem Stadtplan gestartet und dabei die CitizenLab-Konveio-Integration genutzt, um das Konsultationsdokument einzubetten und Beiträge auf seiner digitalen Beteiligungsplattform zu sammeln. Der lokale Plan, der in Deutschland einem Bebauungsplan entsprechen würde, enthält Richtlinien darüber, wo Wohnungen, Geschäfte, Parks, Schulen, Gesundheitszentren, Arbeitsplätze und Räume für die Gemeinschaft angesiedelt werden sollten, wie sie aussehen und wofür sie genutzt werden sollten. Der Plan wird für die nächsten 15 Jahre aktualisiert. Ziel ist es, einen Weg für inklusives Wachstum vorzugeben, ein gerechteres Newham zu schaffen und den Klimanotstand zu bekämpfen.

In der Einführung zu diesem Projekt wird erläutert, warum die Öffentlichkeit in den Planungsprozess einbezogen werden sollte, es werden die Phasen der Überprüfung des lokalen Plans dargestellt (die über einen Zeitraum von drei Jahren stattfinden), und es wird die Möglichkeit geboten, sich für Aktualisierungen auf der Mailingliste einzutragen. Mithilfe von Konveio wird ein 500-seitiges Dokument auf einen zusammenfassenden Überblick mit der Konveio-Einbettung auf ihrer Plattform heruntergebrochen.

Jeder Teil des Planungsprojekts enthält zentrale Elemente zum Teilen von Informationen, wie z.B. ein Video, eine Zusammenfassung und den Zugang zum vollständigen PDF-Dokument zum Herunterladen/Ausdrucken. Je nach Phase des Projekts enthält es auch das in Konveio integrierte, interaktive PDF für öffentliche Kommentare oder eine interaktive Politikkarte, an der man sich visuell beteiligen kann. Dank der klaren Projektphasen der CitizenLab-Plattform ist auch die Zeitleiste für öffentliche Kommentare und die Integration des Feedbacks in den Planungsprozess klar umrissen, so dass die Öffentlichkeit weiß, wann sie sich beteiligen kann und was sie als nächstes zu erwarten hat.

Wie geht es in der Zukunft weiter mit öffentlicher Planung?

Der Einsatz von Technologie zur Verbesserung der Planungsprozesse und der öffentlichen Kommentierungsfristen ist ein logischer nächster Schritt, um inklusivere und partizipativere Planungsprozesse zu ermöglichen. Indem wir der Öffentlichkeit die Kommentierung mit benutzerfreundlichen Tools erleichtern, die auch für Sie als Verwaltungsmitarbeiter:in Klarheit schaffen und Zeit sparen, hoffen wir, dass die Zukunft der öffentlichen Planung auch den lokalen Bedürfnissen besser gerecht wird.

Möchten Sie erfahren, wie die Integration von CitizenLab und Konveio bei Ihrem Planungsprozess helfen kann? Vereinbaren Sie einen Termin für ein Gespräch mit unserem Team.

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