Vorschläge erfolgreich umsetzen: Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden

Wir haben erfahrene Praktikerinnen und Praktiker zu einer Podiumsdiskussion zusammengebracht, um von ihren Einblicken und Erfahrungen bei der Umsetzung von Vorschlägen zu lernen. Ausgehend von diesem Webinar und unserer Expertise fasst dieser Artikel praktische Ratschläge und Strategien zusammen, die euch dabei helfen sollen, den Prozess der Integration von Vorschlägen in eure Beteiligungsstrategie für Bürger*innen zu steuern.

Was ist ein Vorschlag?

Im Kern handelt es sich bei einem Vorschlag um einen formellen Mechanismus, über den Einwohner*innen Ideen, Initiativen oder Anregungen bei ihrer kommunalen Verwaltung einreichen können, damit diese geprüft werden. Diese beziehen sich oft auf das, was die Bevölkerung braucht, schließen Lücken in der Politik oder führen kreative Lösungen ein, die bei einer traditionellen Top-Down-Planung möglicherweise nicht entstehen würden. 

Der Begriff „Vorschlag“ ist jedoch alles andere als universell und variiert nicht nur von Land zu Land, sondern sogar innerhalb von Regionen desselben Landes. Was in einer Stadtverwaltung als „Vorschlag“ bezeichnet wird, kann anderswo als „Bürger*inneninitiative“, „Initiative“ oder sogar als „Petition“ bezeichnet werden.

Diese Vielfalt in der Benennung spiegelt auch die lokale Natur des Prozesses und die unterschiedlichen Traditionen der partizipativen Demokratie weltweit wider. Unabhängig von der Terminologie bleibt das zugrunde liegende Prinzip dasselbe.

Verstehen, warum Vorschläge ein so mächtiges Werkzeug sind

Bevor wir uns mit der Umsetzung von Vorschlägen befassen, wollen wir kurz zusammenfassen, warum sie eine so wirkungsvolle Beteiligungsmethode sind und warum es sich lohnt, sie effektiv umzusetzen.

1. Befähigen Sie Ihre Bürger*innen, Regelungslücken zu schließen
   Vorschläge ermöglichen es den Einwohner*innen, ihre Lebenserfahrungen und individuellen Einblicke zu nutzen, und geben ihnen die Möglichkeit, Ideen und Initiativen einzureichen, die sich mit den für sie wichtigsten Themen befassen. Darüber hinaus fördert dieser Bottom-up-Ansatz das Gefühl der Eigenverantwortung und führt dazu, dass sich die Bevölkerung stärker beteiligt und engagiert.
2. Ermutigen Sie Bürger*innen, Ihre Beteiligungsplattform regelmäßig zu besuchen
   Durch den Start einer Vorschlagskampagne erhalten die Einwohner*innen einen Grund, auf Ihre Beteiligungsplattform zurückzukommen. Dieser erhöhte Traffic erhöht die Sichtbarkeit der Plattform, bietet ein größeres, stärker beteiligtes Publikum für zukünftige Initiativen, stärkt die Kommunikationskanäle und vertieft die Verbindungen zur Bevölkerung.
3. Vertrauen und Transparenz schaffen
   Das Vertrauen in die Verwaltung wird gestärkt, wenn Bürger*innen das Gefühl haben, dass sie bei Entscheidungen, die sie betreffen, ein echtes Mitspracherecht haben. Indem Sie einen transparenten Prozess für Vorschläge anbieten, zeigen Sie, dass Sie bereit sind, auf die Bedürfnisse Ihrer Bevölkerung einzugehen und darauf zu reagieren, was die Legitimität Ihrer Politik stärkt.

Unser Geschäftsführer und Mitgründer Wietse Van Ransbeeck teilt hier weitere Einblicke in die Vorteile von Vorschlägen. Schauen Sie es sich unbedingt an! 

Verbreitete Mythen über Vorschläge

Trotz ihrer Vorteile können einige Mythen über Vorschläge zu Zögern bei deren Umsetzung führen. Hier sind einige häufige Missverständnisse – und die Realität dahinter.

Mythos 1: „Vorschläge sind nur ein weiterer bürokratischer Schritt“

Viele Interessengruppen befürchten, dass Vorschläge die ohnehin schon knappen Ressourcen unnötig verkomplizieren und bürokratisch verkomplizieren. Die Wahrnehmung ist, dass Vorschläge einem umständlichen Prozess gleichkommen, einem Kanal, über den sich Bürger*innen beschweren können, was zu mehr Besprechungen und langwieriger Dokumentation führt.

Tatsächlich sollte eine gute digitale Lösung für Beteiligung bei Vorschlägen heute in der Lage sein, den Prozess zu rationalisieren und es Ihnen zu ermöglichen, ihn schnell in umsetzbare Einblicke umzuwandeln. Durch die Bereitstellung einer strukturierten und transparenten Methode, mit der Einwohner*innen ihre Ideen einreichen können, beseitigen Vorschläge Unklarheiten und stellen sicher, dass Vorschläge effizient die richtigen Abteilungen erreichen.

Die Beteiligungsplattform von Go Vocal verfügt beispielsweise über Funktionen wie anpassbare Formulare, Statusaktualisierungen und automatische Benachrichtigungen, um den Prozess sowohl für Bürger*innen als auch für Mitarbeiter*innen noch benutzerfreundlicher zu gestalten. Auf diese Weise wird wertvolles Feedback erfasst, ohne dass es in bürokratischen Hürden untergeht.

Mythos 2: „Nur wenige Menschen werden sich beteiligen“

Oftmals besteht die Befürchtung, dass die Durchführung einer Kampagne für Vorschläge nur zu einer minimalen Beteiligung führt, insbesondere wenn die Einwohner*innen das Gefühl haben, dass ihre Ideen nicht ernst genommen werden oder sie sich nicht einbezogen fühlen. Kommunale Verwaltungen haben Bedenken, in eine Plattform zu investieren, die dann aufgrund mangelnden Interesses ungenutzt bleibt. Es wird davon ausgegangen, dass nur eine kleine, lautstarke Minderheit teilnehmen wird, sodass das Werkzeug nicht ausreichend genutzt wird.

Es ist erwiesen, dass Vorschläge, wenn sie effektiv beworben werden, zu einer erheblichen Bürger*innen-Beteiligung führen können. In Kopenhagen beispielsweise zog die erste Vorschlagskampagne innerhalb von nur vier Monaten über 12.000 Einwohner*innen an. Der Schlüssel zur Förderung von Beteiligung ist es, den Prozess zugänglich, transparent und ansprechend zu gestalten. 

Indem Sie das Werkzeug über mehrere Kanäle bewerben – soziale Medien, Newsletter, Veranstaltungen – und es den Einwohner*innen leicht machen, ihre Ideen einzureichen, können Sie eine Gemeinschaft engagierter Teilnehmender fördern.

Mythos 3: „Vorschläge sind schwer zu verwalten“

Die Einführung eines Vorschlagswesens mag entmutigend erscheinen, wenn Sie bereits enge Zeitpläne und begrenzte Ressourcen verwalten müssen. Zu den Bedenken gehören die Bewältigung eines Zustroms von Einreichungen, die Beachtung ihrer Durchführbarkeit und die Gewährleistung eines transparenten Prozesses von Anfang bis Ende. Die Mitarbeitenden könnten befürchten, dass die Verwaltung dieses Werkzeugs zusätzliche Schulungen, Zeit und Aufwand erfordert.

Plattformen wie Go Vocal sind darauf ausgelegt, die Verwaltung von Vorschlägen zu vereinfachen. Mit Funktionen wie anpassbaren Workflows, KI-gestützter Datenanalyse und integrierter Berichterstattung ermöglicht die Plattform eine nahtlose Bearbeitung von Vorschlägen von der Einreichung bis zur Umsetzung. Darüber hinaus reduzieren Vorabprüfungswerkzeuge und automatisierte Benachrichtigungen die Belastung der Mitarbeitenden, während Dashboards dabei helfen, den Fortschritt zu verfolgen und Trends zu analysieren. 

Mythos 4: „Vorschläge wecken unrealistische Erwartungen“

Ein häufiges Bedenken kommunaler Verwaltungen ist, dass die Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen durch Einwohner*innen zu unrealistischen oder nicht umsetzbaren Forderungen führt, was Frustration verursacht, wenn diese Ideen nicht umgesetzt werden können. Dieses Missverständnis rührt von der Angst her, die Erwartungen der Bevölkerung zu hoch zu schrauben, nur um dann zu scheitern, wenn Budgets, Richtlinien oder andere Einschränkungen ins Spiel kommen.

In Wirklichkeit ist ein angemessenes Erwartungsmanagement ein Eckpfeiler jeder erfolgreichen Kampagne für Vorschläge. Indem Sie den Umfang, die Kriterien und den Entscheidungsprozess zu Beginn klar kommunizieren, können Sie den Einwohner*innen helfen, zu verstehen, was erreichbar ist. Transparenz ist der Schlüssel: Einwohner*innen werden die Einschränkungen eher zu schätzen wissen, wenn sie im Voraus darüber informiert werden.

Lösung: Plattformen wie Go Vocal bieten integrierte Werkzeuge für den Support des Erwartungsmanagements. So können Sie beispielsweise klare Kriterien für die Einreichung von Vorschlägen festlegen, Statusaktualisierungen in Echtzeit bereitstellen und die Gründe für die Freigabe oder Ablehnung transparent kommunizieren. Darüber hinaus können Funktionen wie Fragen und Antworten, Erklärvideos und partizipative Workshops dazu beitragen, den Prozess zu verdeutlichen und die Erwartungen abzugleichen, bevor Vorschläge eingereicht werden. 

5 Schritte zur effektiven Umsetzung von Vorschlägen

Nachdem wir nun geklärt haben, warum Vorschläge so wertvoll sind, wollen wir uns damit befassen, wie man sie erfolgreich umsetzt. Der wichtigste Ratschlag, den wir Ihnen geben können: Gehen Sie schrittweise und planvoll vor. 

1. Interne Zustimmung erhalten, indem Sie das „Warum“ betonen

Nutzen Sie die oben genannten Punkte, um den Wert von Vorschlägen gegenüber Ihrer Führung und Ihren Abteilungen zu vermitteln. Wenn Entscheidungsträger*innen verstehen, dass Vorschläge das Vertrauen der Bevölkerung stärken, die Transparenz erhöhen und Innovationen anregen, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass sie diese Beteiligungsinitiative unterstützen.

2. Auswählen einer Pilotabteilung oder eines Themas

Anstatt Vorschläge sofort organisationsweit einzuführen, sollte man klein anfangen. Durch dieses Vorgehen in Phasen kann das Team Annahmen validieren, Probleme ausbügeln und auf ersten Erfolgen aufbauen.

Ein schrittweiser Ansatz nimmt auch die Bedenken hinsichtlich des erforderlichen Engagements und Zeitaufwands – oder reduziert sie zumindest. Mit einem überschaubaren Probelauf zu beginnen, verringert den Druck auf die Mitarbeitenden und bietet die Möglichkeit, Arbeitsabläufe durch Ausprobieren zu verfeinern. Abteilungen können aus erster Hand sehen, wie Vorschläge in der Praxis funktionieren, anfängliche Zweifel ausräumen und Vertrauen in den Prozess aufbauen, bevor sie weiter ausgebaut werden.

Es empfiehlt sich beispielsweise, mit einem Thema oder einer Abteilung, wie z. B. Mobilität, zu beginnen und dies der Bevölkerung auf diese Weise mitzuteilen. Mobilität ist beispielsweise oft gut sichtbar und hat Auswirkungen auf das tägliche Leben, was es ideal für eine frühe Beteiligung macht.

Bezieht nur die Abteilung ein, die das von euch gewählte Thema verwaltet, um den Prozess überschaubar zu halten und eine Grundlage zu schaffen, von der andere Abteilungen lernen können.

„Anfangs waren einige Abteilungen zögerlich, weil sie dachten, dass dies ihre Arbeitsbelastung zu sehr erhöhen würde. Aber als sie die positiven Interaktionen mit den Bürger*innen sahen, änderte sich ihre Einstellung.“

– Franz Gregor Winkler, Innovationsmanager der Stadt Linz, Österreich

3. Rollen und Verantwortlichkeiten zuweisen

Die Festlegung klarer Rollen ist für eine reibungslose Umsetzung von Vorschlägen unerlässlich, sowohl während der Pilotphase als auch bei der abteilungsübergreifenden Umsetzung. 

Wenn Sie gerade erst beginnen, sollten Sie sich darauf konzentrieren, einige Schlüsselrollen zuzuweisen, um den Prozess effizient und überschaubar zu halten:

• Projektleitung: Überwacht den gesamten Prozess der Vorschläge und stellt sicher, dass die zeitliche Abfolge eingehalten und Hindernisse beseitigt werden.
  • Verantwortlich für die Koordination zwischen den Abteilungen, die Einhaltung von Fristen und die Berichterstattung über den Fortschritt an die Führungsebene.
• Beteiligungsbeauftragte(r): Er/sie kümmert sich um die Kommunikation mit den Einwohner*innen, stellt sicher, dass ihre Fragen beantwortet werden, und ermutigt sie zur Beteiligung.
  • Überwacht das Feedback der Bevölkerung, beantwortet Fragen und stellt Updates zum Status der Vorschläge bereit.
• Abteilungsleitung (des Pilot-Themas): fungiert als Expert*in für das gewählte Pilotthema (z. B. Mobilität).
  • Überprüft eingehende Vorschläge auf Durchführbarkeit und Übereinstimmung mit den Prioritäten der Abteilung.

Diese Rollen stellen sicher, dass Ihr Pilot konzentriert und effizient bleibt und gleichzeitig wertvolle Einblicke gewinnt, um den Prozess für zukünftige Phasen zu verfeinern.

Fortgeschrittene Phase: Verantwortlichkeiten erweitern und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit

Je weiter Ihr Vorschlagsprozess fortschreitet, desto mehr Rollen werden natürlich hinzukommen. Die Komplexität und der Umfang des Prozesses werden mehr Rollen erforderlich machen. Hier ist eine Liste mit Vorschlägen:

• Abteilungsübergreifende Kontakte: Stellen Sie sicher, dass Vorschläge, die mehrere Abteilungen betreffen, Beiträge von allen relevanten Teams erhalten.
  • Erleichterung der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit zur Bewertung der Wirkung und Durchführbarkeit von Vorschlägen.
• Datenanalysten: Verfolgen Sie die Kennzahlen zu Vorschlägen, wie z. B. Beteiligung und Abstimmungsverhalten, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
  • Analysieren Sie Daten, um Trends zu erkennen und den Erfolg von Vorschlägen bei der Erfüllung der Bedürfnisse der Bevölkerung zu messen..
• Öffentlichkeitsabteilung: Verwalten Sie die laufende Kommunikation mit den Einwohner*innen und stellen Sie Updates zum Status der Vorschläge, zu den Ergebnissen und zu den nächsten Schritten bereit.
  • Erstellen Sie Inhalte (z. B. Posts in den sozialen Medien, Newsletter), um die Bevölkerung auf dem Laufenden zu halten und sie dazu zu bewegen, sich zu beteiligen..
• Rechts- und Datenschutz-Berater: Stellen Sie sicher, dass die Vorschläge den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und nicht im Widerspruch zu bestehenden Richtlinien stehen.
  • Beachten Sie bei Vorschlägen die rechtliche Durchführbarkeit und die Einhaltung von Vorschriften.

4. Regeln und Verfahren für die Beteiligung festlegen

Durch die Einrichtung eines klaren Verfahrens für Vorschläge wird sichergestellt, dass die Beteiligung sinnvoll und transparent ist und den Bedürfnissen Ihrer Bevölkerung entspricht. Befolgen Sie diese Schritte, um die Regeln festzulegen und die Nutzung dieser Beteiligungsmethode zu optimieren:

Schritt 1: Legen Sie klare Zulassungskriterien fest

Definieren Sie zunächst, was einen Vorschlag qualifiziert. Dies dient als Leitfaden für die Einwohner*innen, damit sie relevante und realisierbare Ideen einreichen, die mit den Zielen Ihrer Bevölkerung übereinstimmen. Legen Sie diese Kriterien in Ihrer Projektbeschreibung klar dar, um die Erwartungen im Voraus festzulegen.

Zu den typischen Zulassungskriterien gehören:

• Der Vorschlag muss in den Zuständigkeitsbereich der kommunalen Verwaltung fallen.
• Er darf keine Diskriminierung aufgrund von Geschlecht, ethnischer Zugehörigkeit, Alter oder einer anderen geschützten Kategorie beinhalten.
• Der Vorschlag darf keine Schäden verursachen oder die Rechte anderer verletzen.
• Er muss im Rahmen des verfügbaren Budgets durchführbar sein.
• Er sollte innerhalb einer praktischen Zeitleiste umsetzbar sein.
• Er sollte keine bestehenden Pläne duplizieren oder sich mit anderen Vorschlägen überschneiden.

Darüber hinaus bietet die Plattform von Go Vocal die Möglichkeit, Einwohner*innen dazu aufzufordern, Mitunterstützer*innen für ihre Vorschläge zu suchen. Diese Funktion hilft dabei, weniger unterstützte oder weniger priorisierte Ideen herauszufiltern, sodass sich Ihr Team auf Vorschläge konzentrieren kann, die von der Bevölkerung maßgeblich unterstützt werden. Dies verbessert nicht nur die Effizienz, sondern stellt auch sicher, dass die Initiativen, die Ihren Überprüfungsprozess durchlaufen, die wichtigsten sind..

Schritt 2: Legen Sie einen Schwellenwert für die Weiterleitung von Vorschlägen fest

Um Vorschläge voranzubringen, definieren Sie eine Abstimmungsschwelle, die ein Vorschlag erreichen muss, um in die nächste Phase zu gelangen. Wenn Sie mit einer niedrigeren Schwelle beginnen – z. B. 50 Stimmen innerhalb von 30 Tagen – kann dies die frühzeitige Beteiligung fördern, insbesondere in der Pilotphase. Wenn das Bewusstsein und das Engagement zunehmen, erhöhen Sie die Schwelle schrittweise, um die Dynamik aufrechtzuerhalten.

Beispiel: Beginnen Sie in der Anfangsphase mit einer niedrigen Schwelle, um die Beteiligung zu fördern. Wenn sich mehr Einwohner*innen beteiligen, können Sie die Schwelle anpassen, um die höhere Beteiligung widerzuspiegeln.

Schritt 3: Legen Sie fest, was nach Erreichen des Schwellenwerts geschieht

Sobald ein Vorschlag die erforderliche Anzahl an Stimmen erreicht hat, ist es wichtig, zu kommunizieren, was als Nächstes passiert. Beschreiben Sie diesen Prozess klar und deutlich in Ihrer Projektbeschreibung, damit die Einwohner*innen wissen, was sie erwartet, wenn ihr Vorschlag die Schwelle erreicht.

Mögliche nächste Schritte sind:

• Vorstellung im Rat: Laden Sie den/die Autor(en) ein, ihre Idee auf der nächsten Ratssitzung vorzustellen, um eine offizielle Antwort zu erhalten.
• Prüfung durch Expert*innen: Bitten Sie interne Fachleute um Feedback, um die Durchführbarkeit zu beurteilen.
• Interne Weiterleitung: Leiten Sie den Vorschlag zur Prüfung an die zuständige Abteilung weiter.
• Support: Bieten Sie logistische, finanzielle oder kommunikative Unterstützung bei der Umsetzung der Idee an.

Schritt 4: Kommunizieren Sie über den Fortschritt

Um den Prozess der Vorschläge intern zu verwalten und die Einwohner*innen auf dem Laufenden zu halten, können Sie jedem Vorschlag auf der Go-Vocal-Plattform einen Status zuweisen, der auf der aktuellen Phase des Vorschlags basiert. Dies trägt zur Transparenz bei und ermöglicht es den Teilnehmenden zu sehen, wie sich ihre Ideen auf die Politikgestaltung auswirken. 

Regelmäßige Updates und das Schließen des Feedback-Kreislaufs spielen eine entscheidende Rolle, um Vertrauen und Support aufzubauen und Bürger*innen zur Beteiligung an zukünftigen Konsultationsprozessen zu motivieren.

„Es geht um Kommunikation und Transparenz ... die Einwohner*innen brauchen nicht nur die Gewissheit, dass ihr Vorschlag eingegangen ist, sondern auch, wo er steht und wie es weitergeht.“

– Stephanie McAuley, Kommunale Partnerschaftsbeauftragte der Stadt Falkirk, Schottland

5. Weitere Themen und Abteilungen einbeziehen

Sobald das Pilotprojekt die Wirksamkeit der Vorschläge unter Beweis gestellt hat, beginnen Sie mit der Umsetzung auf andere Themen und Abteilungen. Wohnen, Umwelt und öffentliche Gesundheit sind natürliche nächste Schritte für eine breitere Wirkung auf die Bevölkerung. 

Diese schrittweise Erweiterung standardisiert Prozesse und ermöglicht es den Abteilungen, eine einheitliche Vorgehensweise bei der Verwaltung von Vorschlägen zu übernehmen. Schulungen und klare Erwartungen an jedes Team stellen sicher, dass die Vorschläge einheitlich verwaltet werden, und fördern eine inklusive und partizipative Kultur in der gesamten Organisation.

„Das Ziel ist nicht nur, Beteiligung zu erreichen, sondern auch Vertrauen aufzubauen. Deshalb ist es wichtig, den Kreis mit den Bürger*innen zu schließen. Wir finden es toll, dass wir über die Funktion „Vorschläge“ auf der Go Vocal-Plattform sehr gut Feedback geben können.“

– Stephanie McAuley, Kommunale Partnerschaftsbeauftragte der Stadt Falkirk, Schottland

Die Bedeutung von Werkzeugen

Dem aufmerksamen Leser wird aufgefallen sein, dass wir in diesem Artikel mehrere entscheidende Merkmale angesprochen haben, die wir brauchen, um den Prozess der Einreichung von Vorschlägen für Verwaltungsmitarbeitende und Einwohner*innen so benutzerfreundlich wie möglich zu gestalten.

Funktionalitäten wie klare, intuitive Einreichungsformulare, die Möglichkeit, Kolleg*innen einfach einzuarbeiten und ihnen die entsprechenden Zugriffsrechte zuzuweisen, sowie strukturierte Moderations- und Überprüfungsabläufe sind nicht nur wünschenswert. Sie alle stellen sicher, dass Vorschläge effizient, ohne Engpässe oder Verwirrung bearbeitet werden.

Go Vocal bietet alles, was Sie für Ihren Erfolg benötigen. Von einem intuitiven Bereich für Einwohner*innen, in dem sie Initiativen vorschlagen, unterstützen und diskutieren können, bis hin zu einem starken Backend, das Ihnen wertvolle Einblicke in das gibt, was Ihrer Bevölkerung wirklich wichtig ist.

Fazit

Die Umsetzung von Vorschlägen bietet eine unschätzbare Gelegenheit, Ihre Politik und Entscheidungsfindung partizipativer, reaktionsschneller und inklusiver zu gestalten. Durch interne Zustimmung, einen schrittweisen Ansatz, die Festlegung realistischer Schwellenwerte und die Visualisierung der in jeder Phase beteiligten Rollen kann Ihre Verwaltung eine solide Grundlage für eine dauerhafte Bürger*innen-Beteiligung schaffen.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Vorschläge in Ihrem lokalen Kontext funktionieren könnten? Kontaktieren Sie uns – wir helfen Ihnen gerne, damit Sie beginnen können!