Quand faire participer les citoyens à un processus de planification?

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Le cycle de vie d’un plan type commence par un lancement à haut niveau et une analyse de la situation du moment. Une fois cette étape terminée, on procède à la définition d’une vision générale comprenant des objectifs et des priorités, à la comparaison des différentes options et à la rédaction d’un premier brouillon du plan. Généralement à ce stade, la plupart des collectivités locales choisissent de faire participer les citoyens à l’évaluation, la finalisation et l’adoption du plan. Par la suite, le plan est soumis à un suivi et est modifié, voire relancé s’il arrive à expiration après une période donnée.

Bien que la participation citoyenne se fasse généralement au milieu de ce processus, l’idéal serait de faire participer les citoyens à chacune de ces quatre phases afin d’assurer que vous restiez cohérent tout au long du processus.

Au fur et à mesure que vous passez de la phase initiale à la phase finale de la planification, le type de commentaires et de contributions que vous recherchez doit changer. Vous devez passer d’un feedback général sur les objectifs globaux que vous souhaitez atteindre et la vision que vous avez de la municipalité, à un feedback plus détaillé sur la version finale du plan.

Problèmes typiques rencontrés par les participants en matière d’émission de commentaires dans le cadre de la participation traditionnelle

La participation en présentiel aux processus de planification a tendance à être enrichissante et à susciter de nombreuses opinions. Mais lorsqu’un projet arrive à la phase de révision et que les citoyens sont invités à commenter dessus, le processus traditionnel de consultation publique devient moins interactif et ne permet plus de tirer pleinement profit des commentaires.

Voici quelques-uns des problèmes les plus courants liés aux processus traditionnels de consultation publique :

• Tout est présenté en PDF, avec généralement une longue liste de documents divers que le public (et les fonctionnaires !) doivent passer des heures à parcourir.

• Lorsque vous parvenez enfin à trouver le PDF dont vous avez besoin, vous vous retrouvez face à un document de plusieurs centaines de pages dans lequel vous devez lire une quantité importante d’informations accompagnées de cartes et de photos pixelisées pour obtenir un minimum de contexte. Ce document est généralement chargé de jargon.

• Même si vous êtes en mesure de fournir un feedback, celui-ci doit généralement être envoyé par courrier électronique. Cela nécessite de mettre soigneusement en correspondance chaque élément du document que vous avez examiné. Le fonctionnaire doit ensuite transférer le tout sur une feuille de calcul en indiquant les numéros de page et de ligne pour faciliter le suivi. Le plus souvent, cette mise en correspondance n’a pas lieu du côté des citoyens, et le fonctionnaire doit se débrouiller pour déterminer la partie du document à laquelle s’appliquait le commentaire.  

Comment CitizenLab et Konveio peuvent optimiser le processus de consultation publique sur les projets de planification  

CitizenLab et Konveio ont formé un partenariat pour rendre la collecte et la gestion de commentaires beaucoup plus intuitive et efficace. En quelques clics, vous pouvez désormais intégrer l’outil interactif de Konveio sur n’importe quelle plateforme de participation CitizenLab. Ceci vous permettra de:

• Donner aux résidents la possibilité d’exprimer leurs opinions en fonction du contexte, de manière à ce qu’elles puissent être partagées sur un projet spécifique plutôt que sur un document général. Cela permet également aux résidents de classifier les commentaires, en tant que : suggestion, question ou champ personnalisé, pour les aider à organiser leur feedback.
• Réduire le temps nécessaire à l’examen des commentaires,  à leur copier-coller dans des feuilles de calcul, à la recherche de renvois de pages et à l’analyse des résultats pour la création de rapports.
• Conserver vos habitudes de travail en matière de rédaction des documents, et continuez à produire des documents de planification imprimables et faciles à gérer par le personnel – avec l’avantage supplémentaire du feedback numérique.
• Faire participer un plus grand nombre de personnes en leur permettant de parcourir plus rapidement les documents, d’approfondir les questions qui les intéressent et de mieux comprendre les documents publics complexes grâce à une interface simple et conviviale.  
• Rendre les commentaires sur les documents plus interactifs en permettant aux membres de l’équipe et aux citoyens de commenter dessus, et de voter sur les différentes suggestions.
• Clarifier les informations en fournissant des instructions claires, des exemples concrets et une interface à usage intuitif pour favoriser la participation citoyenne. Un onglet de synthèse vous permet de donner à votre document une introduction, une vidéo, ou de subdiviser les différentes sections ou domaines d’intérêt du projet. Un glossaire peut également être superposé au texte afin de clarifier les acronymes et le jargon utilisé, et ainsi faire en sorte que les citoyens se sentent plus à l’aise.

Comment l’intégration de CitizenLab et Konveio est-elle utilisée aujourd’hui ?

Newham, l’un des arrondissements les plus grands et les plus diversifiés de Londres, a lancé la toute nouvelle phase de consultation pour son plan local en utilisant l’intégration Konveio. Ceci afin de pouvoir intégrer leur document de consultation et de recueillir les commentaires au sein de sa plateforme numérique de participation citoyenne.

Leur plan local comprend des politiques sur l’emplacement des maisons, des magasins, des parcs, des écoles, des centres de santé, des lieux de travail et des espaces communautaires, leur apparence et leur utilisation.  Leur plan est en cours de révision pour les 15 prochaines années, avec pour objectif de définir une stratégie de croissance inclusive, de construire un Newham plus équitable et de répondre à l’urgence climatique.

En introduction de leur projet, ils expliquent pourquoi les citoyens devraient participer au processus de planification, présentent les étapes de la révision du plan local (qui se déroule sur une période de trois ans) et offrent la possibilité de s’inscrire à une liste d’envoie pour recevoir des mises à jour régulières. Grâce à Konveio, ils parviennent aussi à transformer un document de 500 pages en un petit récapitulatif.

Chaque partie du projet de planification comprend des éléments essentiels au partage de l’information, tels qu’une vidéo, un résumé et un accès au PDF complet à télécharger/imprimer. En fonction de la phase du projet, elle peut comprendre également le PDF interactif intégré par Konveio, ou une carte interactive pour recueillir les commentaires du public. Étant donné que la plateforme CitizenLab permet de définir clairement les phases du projet, les délais de consultation des commentaires et d’intégration de ces derniers dans le processus de planification deviennent plus précis. Ainsi, le public saura quand il pourra participer et à quoi s’attendre.

Quelles perspectives pour l’avenir de la planification publique ?

L’utilisation de la technologie pour améliorer les processus de planification et les consultations publiques est une progression logique qui permettra de créer des processus de planification plus inclusifs et participatifs. Nous espérons que les outils pratiques qui facilitent la consultation publique permettront aux processus de planification publique de mieux répondre aux besoins locaux.

Souhaitez-vous savoir comment l’intégration de CitizenLab et Konveio peut vous aider dans votre processus de planification ? Planifiez un entretien avec notre équipe.

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