La réussite du lancement d’un projet de participation citoyenne (en ligne) n’est pas le fruit du hasard. Il est essentiel qu’avant le début de toute consultation, toutes les parties prenantes du projet s’assoient autour de la table, pour définir clairement leurs attentes, ainsi que les leviers que vous allez utiliser pour atteindre ces objectifs.

En les définissant, vous pouvez créer les bases d’un dialogue constructif, minimiser les réticences potentielles et améliorer l’expérience globale de votre équipe et de vos citoyens. Le résultat sera un niveau de participation plus élevé, un soutien plus important aux décisions et un impact à long terme plus significatif.

Le guide pour définir votre stratégie de participation

Cela peut paraître évident, mais il n’est pas toujours facile de trouver un moment et un format communs pour mettre toutes ces idées sur le papier. Nos experts en participation ont mis au point un cadre simple, pour définir votre stratégie de participation citoyenne : le Canevas de CitizenLab. Cette trame vous permet d’identifier les différentes étapes d’un projet de participation et, par extension, votre stratégie au sens large.

Il vous aidera à :

• Être transparent et responsable : la feuille de route permet de clarifier les objectifs de votre stratégie de participation citoyenne, les personnes impliquées et vos indicateurs de réussite.
• Gardez une vue d’ensemble : à long terme, et même juste quelques semaines ou quelques mois après le lancement de votre plateforme, il est toujours utile de se remettre en mémoire tous les éléments de votre stratégie, tels que vos leviers de participation ou les risques et obstacles anticipés.
• Faire un brainstorming collectif : remplir ou mettre à jour la feuille de route est l’occasion pour vous, et ceux que vous voulez impliquer dans le projet, d’affiner vos objectifs ou de réorienter et modifier les actions que vous aviez prévu de mettre en œuvre.

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Comment utiliser le Canevas

Le Canevas vous aide à formuler des réponses aux principales questions que vous devrez vous poser lors de l’organisation d’un projet de participation ou, par extension, de votre stratégie de participation – du lancement à l’évaluation :

1. Les objectifs

Les premières questions que vous devez vous poser sont les suivantes :

• Quelle est la raison pour laquelle vous lancez ce projet de participation ? Quels en sont les besoins ?
• Que voulez-vous en retirer ? Quels sont vos objectifs ?

Ce sont des éléments clés qui ont un impact sur le reste du processus. Concentrez-vous d’abord sur les besoins et les objectifs qualitatifs. En d’autres termes : quel changement souhaitez-vous obtenir ? Nous nous concentrerons sur les mesures quantitatives, telles que le nombre de participants, dans la quatrième étape du canevas.

2. Public et parties prenantes

Définissez maintenant les participants aux projets des deux côtés de la plateforme :

• En interne : qui fera partie de votre équipe de participation et quelles seront les responsabilités de ces personnes ?
• En externe : qui voulez-vous impliquer ? Quel est votre groupe cible ?

3. Communication et calendrier

Que vous souhaitiez lancer un projet, que vous en meniez déjà un ou que vous ayez atteint la phase de reporting, un plan de communication solide contribuera à la réussite de vos efforts. Afin d’impliquer efficacement le(s) groupe(s) mentionné(s) à l’étape précédente, vous devez réfléchir aux réponses aux questions suivantes :

• Quels canaux allez-vous utiliser pour promouvoir votre projet ? Cette question est étroitement liée à votre public cible.
  
  Si vous souhaitez toucher un public plus jeune, essayez de vous concentrer sur les canaux en ligne. Si vous souhaitez toucher un public plus jeune, concentrez-vous sur les canaux en ligne. Pour atteindre un public plus large, préparez une stratégie multicanaux impliquant à la fois des canaux en ligne et hors ligne. Même dans un monde où le numérique est roi, vous pouvez renforcer votre stratégie de communication en utilisant des dépliants, des affiches, les journaux locaux, des lettres personnalisées, des événements, etc.
  
• Que communiquerez-vous et quand ? Dressez ici la liste des principales étapes du projet, telles qu’une conférence de presse, des événements et d’autres dates importantes.

4. Les indicateurs clés de réussite (KPI)

Pour évaluer le succès d’une initiative et, en particulier, lorsqu’il s’agit d’une plateforme de participation en ligne, il est utile de définir les critères que vous souhaitez évaluer :

• Quelles variables évaluerez-vous ? Parmi les KPI possibles, on peut citer le nombre de votes, le nombre d’idées, le nombre de participants, etc.

5. Obstacles éventuels

Enfin, il est conseillé de prendre quelques instants pour noter les obstacles potentiels. La voie de la réussite n’est pas sans obstacles. Si vous êtes préparé dès le départ, les défis qui se présenteront en cours de route ne mettront pas en péril le processus.

Quels processus ou autres projets au sein de votre organisation pourraient impacter votre projet de participation ? Y a-t-il des facteurs externes à prendre en compte, tels que des vacances ?

Aucune stratégie n’est statique

Pendant que votre projet de participation est en cours, assurez-vous de suivre en permanence son déroulement. L’évaluation tout au long garantit les meilleurs résultats : vous pouvez identifier si des éléments spécifiques du projet ne fonctionnent pas aussi bien que prévu et apporter les modifications nécessaires.

Lors des contrôles, il peut être utile d’analyser si la communication touche les groupes démographiques visés, si les informations recueillies sont pertinentes et si le niveau de participation est satisfaisant.

Affinez votre stratégie de participation citoyenne à l’aide du modèle de CitizenLab

Pour atteindre le plein potentiel de la participation citoyenne, il est important de clarifier vos objectifs. Téléchargez la première partie de notre ressource “Construire une culture de la participation : Un manuel pratique”, et obtenez une copie gratuite du Canevas de participation.