Ein Kommunikationsplan kann zwar die Beteiligung fördern, aber in der Realität ist es meist so: Die Ressourcen und die Bandbreite zur Erstellung eines solchen Plans sind begrenzt. Doch eine effektive Kommunikationsstrategie für Bürger:innenbeteiligung ist gar nicht so kostenintensiv, wie Sie vielleicht gedacht haben. Selbst ein kleines motiviertes Team kann Ergebnisse erzielen, die sich zeigen lassen können. Sie werden sehen, dass ein wenig Vorbereitung, Planung und Kreativität ausreichen, um viel zu erreichen.
1. Kennen Sie Ihr(e) Zielgruppe(n) und passen Sie Ihre Botschaften an
Wenn Sie wissen, wen Sie erreichen wollen, können Sie Ihre Kommunikation auf die Werte und Botschaften ausrichten, die bei diesen Menschen am besten ankommen. Wenn sich Ihr Projekt an junge Menschen richtet, können Sie Ihre Zielgruppe als Jugendliche zwischen 12 und 18 Jahren und ihre Eltern oder Erziehungsberechtigten definieren. Wenn Ihr Projekt den Ausbau von Radwegen in der ganzen Stadt betrifft, müssen Sie möglicherweise ein größeres Netz auswerfen, um alle potenziellen Interessengruppen zu erreichen. Legen Sie fest, wer letztendlich von dem Projekt profitieren und etwas dazu sagen würde, wenn Sie Ihre Kommunikation gestalten.
2. Nehmen Sie regelmäßige Aktualisierungen in Ihrem Kommunikationsplan auf, um Vertrauen und Begeisterung zu schaffen – und zu halten.
Sobald Sie Ihr Projekt gestartet haben, ist es wichtig, den Schwung aufrechtzuerhalten. Lassen Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Bewohner:innen nicht abflauen! Halten Sie sie stattdessen auf dem Laufenden, sobald Sie etwas zu berichten haben. Ein schnelles Update zu den ersten Mitteilungen hält alles in den Köpfen der Öffentlichkeit frisch und fördert zudem eine kontinuierliche Teilnahme an Beteiligungsprojekten. Sie bietet neuen Bürger:innen Ihrer Stadt oder Ihres Bezirks die Möglichkeit, sich zu beteiligen. Ihre Gemeinschaft wird in den fortschreitenden Prozess eingebunden. So zeigen Sie den Teilnehmenden zeigen, dass ihre Stimme zählt.
Fragen, die Sie sich stellen sollten: Wie ist der Status eines Projekts? Welche Ideen sind die beliebtesten? Was sind die neuesten Ideen? Und wie sieht der Zeitplan nach der aktuellen Phase aus? Die Antworten auf all diese Fragen sind wichtige Bausteine, die Sie in Ihren Kommunikationsplan aufnehmen sollten.
3. Kombinieren Sie verschiedene Kanäle
Bei der Online-Kommunikation über Projekte empfiehlt es sich, verschiedene Kanäle zu kombinieren. Wenn es Ihnen gelingt, E-Mails, Direktwerbung, Empfehlungen und soziale Medien zu kombinieren, haben Sie einen Volltreffer gelandet. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, jeden Kanal zu nutzen, um Ihre Reichweite zu erhöhen. Wenn Sie das nötige Budget haben, können Sie in umfangreiche Kampagnen mit professionellem Bildmaterial und Anzeigenkampagnen in den sozialen Medien investieren, um ein größeres Online-Publikum zu erreichen. Aber auch wenn Sie nur über ein begrenztes Budget verfügen, können Sie mit organischeren Methoden (z. B. nicht gesponserten Beiträge) auf Ihren Konten in den sozialen Medien, einem News-Update auf Ihrer offiziellen Website und einer E-Mail-Kampagne Aufmerksamkeit schaffen und die Beteiligung auf Ihre Plattform lenken und dort erhöhen.
Vergessen Sie aber nicht: Einige Gruppen innerhalb Ihrer Gemeinschaft sind in der digitalen Welt vielleicht nicht so leicht zu erreichen. Um die Wirkung Ihres Kommunikationsplans zu verstärken, ist es am besten, wenn Sie Ihre Nachricht auch offline verbreiten.
Schalten Sie die Presse ein, verschicken Sie Briefe zur Einführung oder organisieren Sie eine lokale Veranstaltung. Die Kombination von Online- und Offline-Kanälen ist ein sicherer Weg, um ein vielfältiges Publikum zu erreichen und wirklich inklusiv zu sein.
4. Finden Sie Multiplikator:innen – sowohl intern als auch extern
Wir haben oft erlebt, dass Kommunalverwaltungen sich so sehr auf die Einbindung ihrer Bürgerinnen und Bürger konzentrieren, dass sie vergessen, ihre internen Teams mit einzubeziehen. Aber denken Sie auch und gerade an Ihre Kolleg:innen und andere Verwaltungsbeamte oder -angestellte. Motivieren Sie sie, Ihre Informationen auch über ihre Kommunikationskanäle zu verbreiten und sich sogar mit anderen Abteilungen in den Prozess einzubringen.
Eine gute Möglichkeit, die Aufmerksamkeit auf Ihre Plattform zu lenken, besteht darin, Politiker:innen zu motivieren, persönliche Botschaften über das Projekt zu teilen. Dies verleiht der Beteiligung zusätzliche Bedeutung. Nachrichten von persönlichen Accounts von Politiker:innen oder anderen öffentlichen Persönlichkeiten führen zu einer größeren Online-Reichweite und zeigen Ihrer Gemeinschaft, dass ihre (gewählten) Repräsentant:innen das Projekt unterstützen.
Je breiter Ihr Netzwerk von Multiplikator:innen ist, desto größer wird letztendlich Ihre Reichweite sein.
5. Nehmen Sie sich Zeit für die Auswertungsphase
Jetzt, wo Ihr Beteiligungsprojekt beendet ist, sind Sie vielleicht erleichtert, dass es vorbei ist… aber nicht so schnell. Die Phase der Berichtskommunikation ist wohl eine der wichtigsten, wenn Sie weiterhin erfolgreich sein wollen. In dieser Phase geht es vor allem um den Aufbau von Beziehungen und die Schaffung von Vertrauen, um die Grundlage für das nächste Projekt zu legen, das Sie leiten könnten. Es ist von entscheidender Bedeutung, den Kreis zu schließen und die Menschen wissen zu lassen, wie ihr Feedback genutzt wurde – oder eben nicht.
Vorbereitung und Kontinuität sind entscheidend für jeden guten Kommunikationsplan
Wenn Sie diese Richtlinien bei der Entwicklung des Kommunikationsplans für Ihre Bürger:innenbeteiligung berücksichtigen, können Sie die Reichweite Ihrer Plattform und Ihrer Projekte maximieren und letztlich inklusivere und repräsentativere Entscheidungen für die Menschen in Ihrer Kommune treffen. Sie müssen sich nicht abmühen, die Beteilgung zu verbreiten, sondern können vom ersten Tag mit Beteiligung loslegen!
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Von den mehr als 400 Kommunalverwaltungen, mit denen wir zusammengearbeitet haben, wissen wir, dass nicht jede:r mit den Einzelheiten eines Kommunikationsplans vertraut ist. Deshalb haben wir einen Leitfaden entwickelt, der Ihnen dabei hilft, die strategisch wichtigsten Elemente eines Kommunikationsplans für Projekte zur Bürger:innenbeteiligung zu entwerfen. Er enthält weitere Einzelheiten zur Entwicklung einer Kommunikationsstrategie für den Start, die Durchführung und die Berichterstattung über ein Beteiligungsprojekt sowie Beispiele aus unserem weiten Kund:innen-Netzwerk.
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