In tegenstelling tot wat je misschien vreest, vereist een effectieve communicatiestrategie voor participatieprojecten geen enorm budget. Zelfs een klein team kan namelijk grote resultaten boeken. Je zult zien dat je met voorbereiding, planning en creativiteit een heel eind komt.
1. Ken je doelgroep(en) en pas je communicatie aan
Als je weet welke mensen je probeert te bereiken, kun je je communicatie afstemmen op de waarden en boodschappen die hen het meest aanspreken.
Is je project gericht op jongeren? Dan definieer je je doelgroep bijvoorbeeld als jongeren tussen 12 en 18 jaar en hun ouders. Als je project gaat over het verbeteren van fietspaden in de hele gemeente, gebruik je juist een breder netwerk van stakeholders. Bepaal wie uiteindelijk baat heeft bij het project en er iets over te zeggen heeft – en richt je communicatie op hen.
2. Gebruik regelmatige updates in je communicatieplan om vertrouwen en enthousiasme op te bouwen
Zodra je je project hebt gelanceerd, is het essentieel om de vaart erin te houden. Laat de aandacht van bewoners niet verslappen! Houd ze juist op de hoogte zodra je iets te delen hebt.
Een snelle follow-up na de eerste berichten zorgt namelijk voor meer betrokkenheid bij het publiek. Tegelijkertijd is het voor nieuwkomers makkelijker om mee te doen én je betrekt je hele community bij de voortgang. Bovendien zien deelnemers zo dat hun stem ertoe doet.
Vraag jezelf af: Wat is de status van een project? Welke ideeën zijn het populairst? Wat zijn de nieuwste ideeën? En hoe ziet de tijdlijn eruit na de huidige fase? De antwoorden op al deze vragen zijn belangrijke elementen om op te nemen in je communicatieplan.
3. Combineer verschillende kanalen
Bij online communicatie over projecten is het een goed idee om verschillende kanalen te combineren. Slaag je erin om e-mails, direct verkeer, verwijzingen vanaf andere sites en sociale media te combineren? Dan heb je goud in handen.
Er zijn verschillende manieren om elk van deze kanalen aan te boren. Heb je het budget, dan kun je investeren in uitgebreide campagnes en het bereiken van een breder online publiek. Maar ook via organisch verkeer kun je bekendheid creëren en de betrokkenheid op je platform vergroten.
Belangrijk om te onthouden: niet alle groepen binnen je community bereik je even makkelijk digitaal. Om de impact van je communicatieplan een impuls te geven is het een goed idee om je boodschap ook offline te verspreiden.
Het combineren van online en offline kanalen is een prima manier om het publiek dat over je project hoort te diversifiëren. Betrek de pers erbij, stuur fysieke introductiebrieven of organiseer een lokaal evenement.
4. Vind ambassadeurs – zowel intern als extern
We hebben gezien dat lokale overheden vaak zo gefocust zijn op het betrekken van hun community’s dat ze vergeten hun interne teams mee te nemen. Misschien wil je andere afdelingen bij het proces betrekken of dat je collega’s je boodschap helpen verspreiden via hun communicatiekanalen.
Een goede manier om de aandacht op je platform te vestigen is door politici ervan te overtuigen persoonlijke berichten over het project te delen. Dit geeft het project meteen extra gewicht. Bovendien leiden berichten van persoonlijke accounts van politici tot een breder online bereik en bewijzen ze je community dat hun (gekozen) leiders het project steunen.
Naast politici kun je ook invloedrijke mensen (uit de community) of partners benaderen om je boodschap te delen. Hoe breder je netwerk van ambassadeurs, hoe groter je bereik uiteindelijk zal zijn.
5. Neem je tijd voor de rapportagefase
Als je project is afgelopen, voel je je misschien opgelucht dat je klaar bent. Maar wacht eens even – de communicatiefase na afloop is waarschijnlijk een van de belangrijkste als je succes wilt blijven boeken.
Deze fase draait om het opbouwen van relaties en helpt je vertrouwen op te bouwen en de basis te leggen voor het volgende project dat je zou kunnen leiden. Het sluiten van de feedbackloop en mensen laten weten hoe hun feedback is gebruikt – of niet– is cruciaal.
Voorbereiding en continuïteit zijn essentieel voor een goed communicatieplan
Houd je deze richtlijnen in gedachten bij het ontwikkelen van het communicatieplan voor je participatieproject? Dan maximaliseer je het bereik van je platform en projecten. Zo neem je uiteindelijk ook meer inclusieve en representatieve beslissingen voor je community. Je hoeft dan de aandacht voor een project niet meer bij elkaar te schrapen. Vanaf dag één ben jij er klaar voor.
Gids: Een communicatieplan creëren voor participatieprojecten
Van onze samenwerking met ruim 500 lokale overheden leerden we dat niet iedereen bekend is met de ins en outs van een communicatieplan. Daarom hebben we een gids ontwikkeld die je helpt de strategische elementen van een communicatieplan voor participatieprojecten in kaart te brengen.
De gids bevat meer details over hoe je een communicatiestrategie ontwikkelt voor het opstarten van, het uitvoeren van en het rapporteren over een participatieproject. Daarnaast vind je in de gids voorbeelden van andere gemeenten. Download hem nu!
