Während die Relevanz von Digitaler Souveränität unumstritten ist, dürfen wir nicht zulassen, dass sie zum Hindernis für notwendige Innovationen in der Verwaltung wird, besonders nicht, wenn es um die Einbindung von Bürgerinnen geht. Denn, seien wir ehrlich, die tradierte analoge Bürokratie hat die Menschen innerhalb der Verwaltungen nicht gerade zu digitalen Expertinnen gemacht.

Aber Verwaltungen sind gefragt, souverän digital zu agieren. Warum? Weil es die Bürger*innen immer mehr von ihnen erwarten. Einer repräsentativen Befragung der Bitkom Research von November 2023 zufolge fordern 87 Prozent, dass ihre Stadt- oder Gemeindeverwaltung das Thema Digitalisierung mit mehr Nachdruck verfolgt. Die Menschen wollen ihre Angelegenheiten zu großen Teilen digital abwickeln.

Die Top-5-Themenbereiche, bei denen ihnen das besonders wichtig ist, sind:
Beantragung/Verlängerungen von Personalausweisen und Anwohnerparkausweisen, KFZ-Zulassungen, Wohnsitzmeldungen und Meldungen von Mängeln im öffentlichen Raum. Darüber hinaus setzen immer mehr Kommunalverwaltungen auf Online-Beteiligung, um die Verbindung zu den Bürger*innen zu stärken.

Es braucht ein Gleichgewicht zwischen Digitaler Souveränität und Innovation

Unsere Verwaltungen haben ein extremes Sicherheitsbedürfnis, was digitale Infrastrukturen und den Schutz der Bürger*innendaten angeht. Und das ist auch gut so. In der Folge ist allerdings eine Abwehrhaltung gegenüber Softwareanbietern entstanden – so jedenfalls stellt es Public Germany fest.

Das Ergebnis: die digitale Transformation stockt oder kommt nur langsam voran, digitale Neuerungen ziehen an den Verwaltungen vorbei. Und das, obwohl Verwaltungsbehörden verpflichtet sind, digitale Verwaltungsleistungen für Bürger*innen selbstverständlich zur Verfügung zu stellen. Stichwort: OZG.
Ein Dilemma, denn Innovationen entstehen nicht im Solitär, sondern werden vor allem im Austausch und in der Zusammenarbeit vorangebracht. Oft mit externen Gov-Tech-Firmen.

Open Source: Keine Wunderlösung

Viele Smart-City-Projekte arbeiten längst kollaborativ und möchten verschiedene Tools unterschiedlicher Anbieter kombinieren. Laut Public Germany priorisiert die Verwaltung aber im Gros tendenziell Open Source Lösungen als den Weg zu mehr Souveränität.

Wir kennen uns mit Open Source aus, denn unsere CitizenLab-Anwendungen sind im Kern Open Source. Das Arbeiten mit Open-Source-Tools kommt nicht ohne Herausforderungen. Vor allem wenn es um deren Integration oder die Verbindung mit den APIs anderer Systeme geht, wie zum Beispiel bei Prozessen zur Identitätsverifizierung.

Obwohl Open-Source-Software durch ihre Offenheit und Flexibilität viele Vorteile mit sich bringt, kann die Komplexität, die bei der Integration verschiedener Tools entsteht, einen erheblichen Aufwand darstellen. Unterschiedliche Programmierschnittstellen, inkompatible Datenformate und die Notwendigkeit einer nahtlosen Kommunikation zwischen den Systemen erfordern umfassendes technisches Know-how und eine minutiöse Planung. Zudem macht die kontinuierliche Weiterentwicklung von Open-Source-Tools ständige Anpassungen und Aktualisierungen der Integrationen notwendig, um eine reibungslose Funktionalität und Sicherheit zu gewährleisten.

Unsere Erfahrungen – gerade mit lokalen Verwaltungen – ist, dass die nötige Reaktionsschnelle und oft auch Ressourcen und Entwicklerwissen fehlen. Das kann daran liegen, dass IT-Abteilungen zu klein sind, IT-Aufträge sich folglich stauen, oder dass Open Source Plattformen schwer zu handhaben sind. In solchen Fällen ist es äußerst vorteilhaft, sich auf einen Partner verlassen zu können, der diese anspruchsvollen Aufgaben übernimmt.

Online-Beteiligung umfasst weit mehr als nur Werkzeuge

Unsere SaaS-Lizenzen bieten neben IT-Vorteilen auch einen nicht-technischen Nutzen. Wir erleben, dass der Serviceaspekt, wie wir ihn bei CitizenLab ‚mitliefern‘, insbesondere für Organisationen mit schwacher Beteiligungskultur und wenig Erfahrung ganz zentral für das Gelingen von Beteiligung ist. Beratungs- und Schulungsleistungen, die wir mit unseren Lizenzen anbieten, helfen den Mitarbeitenden auch, sich in Beteiligungsangelenheiten weiterzuentwickeln und zu lernen.

Es ist nachvollziehbar, wie enorm wichtig es ist, einen zuverlässigen Technologiepartner auszuwählen, der mit den Werten der Offenheit, Innovation und Sicherheitsanforderungen der Behörden übereinstimmt. Wir möchten eine Lanze brechen für mehr Kollaboration und Vertrauen zwischen Kommunalverwaltungen und Gov-Techs.

Unsere wachsende CitizenLab-Community schätzt uns als zuverlässigen Technologiepartner, weil wir mit den Werten und Bedürfnissen der Verwaltungen übereinstimmen, gerade wenn es um höchste Sicherheitsanforderungen geht. Aber auch um das leichte Handling.

Wir begleiten schon über 500 Kunden im CitizenLab-Netzwerk dabei, eine partizipative Demokratie zu stärken – und nebenbei auch die digitalen Fähigkeiten in den Verwaltungen.

Digitale Weiterentwicklung – nicht digitale Kluft

Eine digital kompetente Belegschaft ist in der Verwaltungslandschaft noch eher die Ausnahme als die Regel. Aus der Sorge um digitale Souveränität verharren viele Behörden in einer PDF- und Fax-Mentalität. Die Unsicherheit und die Herausforderung ist groß, wenn es um die Erhebung, Speicherung und Verarbeitung von Bürger*innendaten geht.

Der Mangel an digital versiertem Personal und unzureichende Kommunikation können zu vielfältigen internen Hürden und Widerständen gegen digitale Neuerungen und IT-Lösungen führen. Menschen fühlen sich schlichtweg überfordert.

Nach unserer Erfahrung gibt es ein ganzes Set an Lösungen, um interne Hürden und auch Überforderung abzubauen, z.B.

• das Einbinden von für IT-Tools offen eingestellte Führungskräfte
• Schulungsprogramme, die auf verschiedene Lerntypen zugeschnitten sind
• klare Kommunikation der Vorteile und des Werts der neuen Tools (mehr Spaß an der Arbeit, mehr Zeit für das Wesentliche u. v. a.)
• einen Feedbackkanal öffnen, der zur kontinuierlichen Verbesserung der Tool-Auswahl und der Implementierungsprozesse beiträgt.

Benutzerfreundliche Werkzeuge zur Bürger*innenbeteiligung

Dass umfassende Werkzeuge automatisch schwer zu handhaben sind, muss nicht sein. Es stimmt, viele von Behörden verwendeten Programme sind tatsächlich komplex und schwer zu bedienen. Es ist wichtig, dass bei der Suche nach neuen Tools auch die Benutzerfreundlichkeit für Verwaltungmitarbeitende ein wichtiger Faktor ist. Wir legen ein großes Augenmerk auf leicht steuerbare digitale Werkzeuge, die nur ein Minimum an technischen Verständnis – und definitiv keinen Master-Abschluss in Informatik erfordern.

Deswegen ist es uns wichtig, dass es im Admin-Bereich unserer Plattformen genauso aufgeräumt und benutzerfreundlich zugeht wie an den Front-End-Schnittstellen. Damit das so ist, legen wir einen großen Wert auf die User Experience – also das Nutzererlebnis, kurz UX.

Wir wissen: eine gute UX führt zu besseren Akzeptanzraten und mehr Effizienz – sogar dahingehend, dass sich der IT-Aufwand in den Behörden reduzieren kann. So entsteht im Behördenalltag mehr Raum für die tatsächliche Arbeit mit den Bürger*innen.

Inklusive Innovation für digitales Gelingen in der Verwaltung

Bei allem nachvollziehbaren Buzz um Digitale Souveränität. Wir hoffen, dass mehr Kommunalverwaltungen Vertrauen fassen, sich bei den großen Herausforderungen der Digitalisierung von erfahrenen und kompetenten Dienstleistern begleiten zu lassen und voranzukommen.

Bei CitizenLab verstehen wir die sich wandelnden Bedürfnisse und Herausforderungen lokaler Verwaltungen. Diese Kenntnisse ermöglichen es uns, gezielt nach Partnern zu suchen, um effektive Lösungen anzubieten. Zu unseren Kooperationen zählen Technologieunternehmen wie ESRI, Konveio, PowerBI, Hoplr sowie verschiedene Agenturen. Wenn es um die Integration verschiedener Bürger*innendienste geht, dann schauen Sie sich doch mal unsere Zusammenarbeit mit der Stadt Wien an und sprechen Sie uns an.

Viele weitere Fallstudien finden Sie hier. Sie wollen mehr erfahren, wie wir zusammenarbeiten können? Dann vereinbaren Sie doch ein unverbindliches Beratungsgespräch. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen.

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