Wir haben uns mit Jelena Gregorius, Partizipationsexpertin und Kundenbetreuerin, zusammengesetzt, um darüber zu sprechen, welche Rollen und Fähigkeiten eine Organisation braucht, um  Beteiligung auf die nächste Stufe zu heben.

In unserer Arbeit mit über 400 kommunalen Verwaltungen und Organisationen haben wir eine deutliche Veränderung festgestellt. Jelena sagt: „Immer mehr Städte beginnen zu verstehen, dass es beim Aufbau eines erfolgreichen Teams für die Beteiligung nicht nur um eine Gruppe von Leuten geht, sondern um die richtige Teamstruktur und die richtigen Fähigkeiten.

Wir hatten die Gelegenheit, diesen Trend zu beobachten und an seiner Entwicklung teilzuhaben. Dabei haben wir festgestellt, dass der erste Teil des Puzzles interne Organisation und die Rollenverteilung ist – also die Entscheidung, welche Rollen du in einem Team zusammenbringen willst. Gleichzeitig ist es wichtig, dass die Menschen, die du zusammenbringst, unterschiedliche Fähigkeiten haben.“

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Wen braucht man alles am Tisch?

Der Aufbau eines effektiven Partizipations-Teams innerhalb des Konzepts Ihrer kommunalen Verwaltung kann auf zwei Arten angegangen werden. Jelena: „Wenn Sie über genügend Budget oder Personal verfügen, können Sie ein spezielles Team einstellen oder aufbauen, dessen einzige Aufgabe darin besteht, sich auf Bürger*innen-Beteiligung zu konzentrieren. Das ist so, als hätten Sie ein Team von Expert*innen, das Sie einstellen oder intern aufbauen und das sich ausschließlich dem Thema Beteiligung widmet.

Unserer Erfahrung nach sind die Ressourcen in mittelgroßen bis kleinen Kommunen jedoch eher knapp bemessen, und als kommunale Verwaltung haben Sie nicht immer die Möglichkeit, ein spezialisiertes Beteiligungsteam einzustellen oder einzurichten. In diesem Fall raten wir Ihnen, Kolleg*innen aus verschiedenen Abteilungen zusammenzubringen und ein ‚Beteiligungsteam‘ zu bilden. Stellen Sie sich das so vor, dass Sie eine Mini-Task Force aus Ihren bestehenden Teams bilden. Neben ihren üblichen Aufgaben werden diese Kolleg*innen Ihre Ambitionen in Sachen Beteiligung mit Leben füllen, indem sie andere Abteilungen bei der Planung von Projekten und der Durchführung von Konsultationen unterstützen.“

Unabhängig vom Ansatz bleiben die Verantwortlichkeiten einheitlich. „Im Kern besteht sie aus einem strategischen Entscheidungsträger oder einer Entscheidungsträgerin, der oder die das Gesicht für den Rest der Organisation ist, mindestens einem Kommunikationsfachmann oder einer Kommunikationsfachfrau und Mitarbeitenden aus den verschiedenen Abteilungen, die sich mit Beteiligungsprojekten befassen wollen, wie z.B. der Abteilung für Umwelt, Bauen oder Mobilität und Verkehr”, fügt Jelena hinzu.

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Möchten Sie mehr über die Aufgaben erfahren, die jedes Teammitglied haben sollte? Laden Sie Teil 2 unseres Handbuchs „Aufbau einer Beteiligungskultur: Ein praktisches Handbuch“ herunter für einen Überblick und eine fertige Vorlage, mit der Sie die Aufgaben Ihrer Teammitglieder selbst neu definieren können!

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Welche Kompetenzen sollten sie haben?

Es gibt eine Handvoll Hard- und Soft Skills, die bei Bürger*innen-Beteiligung wirklich einen Unterschied machen können. Jede Fähigkeit spielt eine eigene Rolle und kann die Leistung Ihres Teams steigern.

Hard Skills, die Ihr Team haben sollte

1. Grundlagen der Bürger*innenbeteiligung

Ein grundlegendes Verständnis von Bürger*innen-Beteiligung und dem, was sie mit sich bringt, ist der Schlüssel, aber genauso wichtig ist es, die Neugierde zu haben, weiter zu lernen und sich zu verbessern. Wie Jelena es ausdrückt: „Sie müssen nicht nur in der Lage sein, effektive Projekte durchzuführen, sondern auch das Konzept von Beteiligung innerhalb Ihres Teams und der gesamten Organisation kontinuierlich zu fördern.

Ein Teil dieser Aufgabe besteht darin, Kolleg*innen bei der Gestaltung von Beratungen zu leiten, um ein bestimmtes Qualitätsniveau zu gewährleisten, aber Sie brauchen nicht unbedingt von Anfang an all dieses Wissen zu haben. Falls nicht, empfehlen wir Ihnen dringend, sich mit einem Unternehmen zusammenzutun, das Ihnen Unterstützung oder Schulungen anbieten kann. Bei CitizenLab erhalten unsere Kunden zum Beispiel Unterstützung von einer persönlichen Kundenbetreuerin mit viel Partizipationsexpertise. Wir sind der Meinung, dass Sie nicht von Anfang an Expert*innen sein müssen und dass die Bereitschaft zu lernen und zu wachsen Sie sehr weit bringen wird.“

2. Kompetenzen im Bereich Kommunikation & Öffentlichkeitsarbeit

Wie das Sprichwort sagt, ist Kommunikation der Schlüssel zur Bürger*innen-Beteiligung. Es sollte also nicht überraschen, dass Ihr Team mindestens einen Meister oder eine Meisterin der Botschaft haben sollte. Jelena unterstreicht diesen Punkt, indem er hinzufügt: „Es liegt an den Kommunikationsprofis, den Projekten durch ihre Kommunikationskompetenz Leben einzuhauchen.

Wenn Sie Ihre Projekte gut bewerben und Nutzer*innen zur Beteiligung überzeugen wollen, brauchen Sie mindestens eine Person, die gut darin ist, fesselnde Geschichten zu erzählen und die weiß, wie sie ihre Botschaft über verschiedene Kanäle vermitteln kann. Aber gute Kommunikation hört nicht bei der Werbung auf: Aktualisierungen während der Laufzeit des Projekts, Berichterstattung über die Ergebnisse und Erklärungen, was Sie mit den gesammelten Beiträgen tun werden, sind ebenso wichtig, um Vertrauen aufzubauen.“

Außerdem sollten Sie nicht denken, dass diese Fähigkeiten nur nach außen hin nützlich sind. Jelena fügt hinzu: „Auch intern brauchen Sie eine gute Kommunikation über die Fortschritte und Ergebnisse Ihrer Projekte. Das benötigen Sie, um weiterhin Unterstützung für Ihre Beteiligungsstrategie aufzubauen und zu erhalten.“

Projektmanagement-Kenntnisse

Es versteht sich von selbst, dass Projektmanagement-Fähigkeiten ein Eckpfeiler einer effektiven Bürger*innen-Beteiligung sind. „Die Fähigkeit, ein Projekt von Anfang bis Ende effizient zu planen, durchzuführen und zu überwachen, ist unglaublich wertvoll. Dazu gehört es, realistische Ziele zu setzen, sich mit den verschiedenen Interessengruppen abzustimmen, die Zeitleisten im Auge zu behalten und die Ressourcen klug zu verwalten. Es geht darum, das Schiff zu steuern und sicherzustellen, dass alle gemeinsam auf das gleiche Ziel hinarbeiten.

Ganz gleich, ob es sich um eine kleine Beratung oder eine größere Beteiligungsinitiative handelt, solide Projektmanagementfähigkeiten sorgen dafür, dass alles reibungslos abläuft und die Ziele rechtzeitig erreicht werden“, so Jelena.

Aber was ist mit diesen Hard Skills?

Kein Master-Abschluss in Informatik erforderlich

Wenn es um die für die Beteiligung erforderlichen technischen Fähigkeiten geht, fragen sich viele Menschen, ob sie einen IT-Spezialisten in ihrem Team brauchen. Die Antwort lautet in der Regel nein. Jelena meint: „Die meisten Beteiligungsplattformen, darunter auch CitizenLab, sind einfach einzurichten und benutzerfreundlich gestaltet. Unser Team entwickelt unsere Plattform mit Beiträgen direkt von Behördenmitarbeitenden, um sicherzustellen, dass sie für die Menschen vor Ort intuitiv ist.“

Jelena rät Beteiligungsteams generell, so unabhängig wie möglich von der IT-Abteilung zu sein: „IT-Teams haben in der Regel viel zu tun, und das Letzte, was Sie wollen, ist, dass sich Ihre Beteiligungsprojekte aufgrund dringender technischer Probleme, die ihre Aufmerksamkeit brauchen, verzögern.“

Kein Bedarf an Expert*innen in Datenverarbeitung

Was die Fähigkeiten zur Datenanalyse betrifft, so kann das erforderliche Niveau je nach Komplexität des Projekts variieren. „Für die meisten Projekte brauchen Sie kein*e Expert*in zu sein, um Ihre Daten sinnvoll zu nutzen“, sagt Jelena. Mindestens genauso wichtig ist jedoch die Planung der zu sammelnden Daten.

„Bevor Sie mit einer Befragung beginnen, sollten Sie sich überlegen, welche Daten Sie brauchen, welche Fragen Sie stellen müssen, um diese Daten zu erhalten, und wie Sie diese Informationen nutzen können. Es ist dieser strategische, vorausschauende Ansatz, auf den es ankommt und der zu besseren datengestützten Entscheidungen führen wird.“

Soft Skills, die Sie für sinnvolle Verbindungen benötigen

Neben den Hard Skills kommen eine Vielzahl von sogenannten Soft Skills und Kompetenzen ins Spiel, die das Beteiligungsteam zu einer effektiven, wirkungsvollen Einheit machen.

Menschenkenntnis

Bei Bürger*innen-Beteiligung zeichnen sich die Fähigkeiten der Menschen durch zwei Schlüsselqualifikationen aus: emotionale Intelligenz und kulturelle Kompetenz. „Bei der emotionalen Intelligenz geht es darum, die Endnutzer*innen zu verstehen und sich in sie einzufühlen. Es geht um die Fähigkeit, sich in ihre Lage zu versetzen und Projekte zu entwerfen, die sie wirklich ansprechen.

Auch die kulturelle Kompetenz spielt eine wichtige Rolle. Um die Zielgruppe effektiv zu beteiligen, brauchen Sie deren Hintergrund, ihre Bedürfnisse und ihre Perspektiven. Dieses Verständnis wird Ihren Ansatz prägen und Ihnen helfen, Beteiligungsstrategien zu entwickeln, die ankommen“, überlegt Jelena.

Es ist erwähnenswert, dass diese Fähigkeiten eng mit der Fähigkeit verbunden sind, sinnvolle, ansprechende Inhalte zu schreiben. „Um effektiv zu kommunizieren, brauchen Sie zunächst ein Verständnis dafür, mit wem Sie kommunizieren“, fügte er hinzu.

Problemlösungskompetenz

Ganz gleich, wie gut Sie planen, Projekte verlaufen selten genau so, wie Sie es sich wünschen. Hier kommt die Fähigkeit zur Problemlösung ins Spiel, die ein Beteiligungsteam braucht.

Jelena unterstreicht: „Die Fähigkeit, sich auf unerwartete Veränderungen einzustellen und kreative Lösungen zu finden, ist entscheidend. Dies erfordert Flexibilität, um Ihren Ansatz zu ändern, Proaktivität, um mögliche Hindernisse vorauszusehen, und Kreativität, um neue Strategien zu entwickeln, wenn es erforderlich ist. In den verschiedenen Phasen eines Projekts stellen diese Problemlösungsfähigkeiten sicher, dass Sie alle Hürden, die sich Ihnen in den Weg stellen, meistern können, damit Ihre Beteiligungsbemühungen auf dem richtigen Weg und effektiv sind.“

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Widerstandsfähigkeit

Ausdauer ist eine oft unterschätzte Fähigkeit, aber sie kann den Ausschlag geben – insbesondere bei Bürger*innen-Beteiligung. Die Arbeit ist nicht immer einfach. Man muss mit verschiedenen Persönlichkeiten umgehen, unvorhergesehene Herausforderungen meistern und mit dem Druck umgehen, wichtige politische Entscheidungen herbeiführen zu müssen. Rückschläge wie eine geringe Beteiligung oder Verzögerungen sind keine Seltenheit, aber es ist die Fähigkeit, immer weiterzumachen, die wirklich zählt.

Beharrlichkeit ermöglicht es einem Team, das Endziel nicht aus den Augen zu verlieren, selbst wenn der Weg dorthin nicht einfach ist. Es geht darum, kontinuierlich sinnvolle Verbindungen zu schaffen, die Beteiligungsstrategien weiter zu verbessern und das ultimative Ziel einer effektiven Beteiligung der Öffentlichkeit unablässig zu verfolgen. Es ist diese Hartnäckigkeit – diese Weigerung, aufzugeben -, die oft den Unterschied zwischen einem guten Beteiligungsteam und einem großartigen ausmacht. Ausdauer ist also nicht nur eine wünschenswerte, sondern auch eine notwendige Fähigkeit.

Der Aufbau eines Beteiligungsteams mit Wirkung auf die Bevölkerung ist ein komplizierter Prozess, der ein ausgewogenes Gleichgewicht der verschiedenen Rollen und Fähigkeiten erfordert. Es geht nicht nur darum, genügend Leute an den Tisch zu bringen, sondern auch darum, die richtigen Leute an den Tisch zu bringen.

Und denken Sie daran: Bürger*innen-Beteiligung ist ein dynamischer, sich entwickelnder Prozess, der vor allem die Bereitschaft zum ständigen Lernen, zur Anpassung und die Leidenschaft erfordert, sich wirklich mit der Bevölkerung zu verbinden und etwas zu bewirken.