Het belang van de interne organisatie voor digitale participatie

“De interne organisatie is heel belangrijk voor het succes van het platform.” Aan het woord is Steven de Groot, platformbeheerder van het participatieplatform van Den Helder. “We moeten het namelijk van collega’s hebben die nieuwe projecten aandragen. Op die manier kunnen we steeds verschillende projecten tegelijk op de site houden en dat is belangrijk voor het betrokken houden van inwoners. Als ze meedoen aan het ene project, doen ze ook sneller mee aan het andere project.”

Participatiewerkgroep

Voor de livegang van het platform stelde de gemeente Den Helder een diverse werkgroep op. Elke week kwamen afgevaardigden samen vanuit onder andere het strategisch team, het omgevingsteam, het sociale domein, communicatie en de openbare ruimte. De Groot: “Op die manier konden we snel schakelen tussen de afdelingen. Tegelijkertijd creëer je overal ambassadeurs die projecten kunnen aandragen en het platform bekend kunnen maken onder collega’s die niet deelnemen aan de werkgroep.”

Inmiddels komt de participatiewerkgroep één keer per twee weken samen. Ook gaat De Groot langs andere teams binnen de organisatie, om hen te laten zien wat de mogelijkheden en voordelen van online burgerparticipatie zijn en wat het tot nu toe heeft opgeleverd. Daarnaast zijn er plannen voor een nieuwsbrief waarmee ze elk kwartaal de collega’s op de hoogte houden.

‍

digitaal-participatieplatform-den-helder

‍

Lancering platform

De participatiewerkgroep bereidde ook de lancering van het platform voor. Het opzetten van het platform ging snel, maar inwoners moeten natuurlijk ook op de hoogte zijn. De Groot: “Hiervoor hebben we bijna al onze communicatiemiddelen ingezet. We hadden een socialmediacampagne vanuit de gemeente en een offline campagne via billboards, kranten en onze netwerkpartners. Ons doel is om met zo veel mogelijk inwoners te bouwen aan een betere gemeente.”

Ging dan alles direct goed? “Niet helemaal”, vertelt De Groot. “Bij het opzetten van het platform hadden we een heel enthousiaste, maar ook iets te grote werkgroep. Er deden zo veel collega’s mee dat de snelheid om te schakelen wat minder werd. Ik raad daarom aan om goed te kijken naar wie je nodig hebt. Ons participatieteam bestaat nu uit zeven mensen.”

Inwoners betrokken houden

Inwoners naar het platform trekken is één ding, maar ze op het platform houden is een tweede. Hiervoor heeft de gemeente Den Helder een duidelijke strategie. “We willen altijd verschillende projecten tegelijkertijd online hebben, momenteel zijn dat er vijf. We zorgen ervoor dat er een goede mix van thema’s is. Soms zijn het zwaardere projecten, bijvoorbeeld over de omgevingsvisie. Dat combineren we dan met iets luchtigs als lunchen met de burgermeester. Zo maken we meedoen laagdrempelig en dan is de stap om een kijkje te nemen bij een ander lopend project ook weer makkelijker.”

“Wat handig is aan het digitale platform, is dat je deelnemers kunt filteren en dus gericht kunt uitnodigen om mee te doen. Iemand krijgt dan bijvoorbeeld een mail als een nieuw project specifiek over zijn of haar wijk gaat. Zo maak je het relevant. En we blijven doorgaan met online en offline oproepen om mee te doen, want on- en offline communicatie versterken elkaar. Vrij recent hadden we bijvoorbeeld een mooi bericht over de 1000^e inschrijving. En nu zitten we al bijna op 2000 deelnemers.”

Projecten afronden

Na afloop van een project krijgen alle deelnemers een bericht over de genomen besluiten. “Omdat sommige meningen sterk uiteenlopen, kunnen we niet iedereen tevreden stellen. Daarom onderbouwen we in onze terugkoppeling onze overwegingen.”

De participatiewerkgroep bespreekt de resultaten ook. Wat ging goed? En vooral: wat kunnen ze doen om het volgende project nog beter te laten verlopen? Zo gaat Den Helder steeds een stapje vooruit.

Wil je ook beginnen met digitale participatie? Begin dan intern!