“Als gemeente zetten we alles op alles om klimaatverandering tegen te gaan en om onze inwoners te helpen hun energierekening betaalbaar te houden”, zei wethouder Lot van Hooijdonk bij de aankondiging van de plannen om het panel te organiseren.

“Sluit het beleid genoeg aan op onze inwoners? Welke tips hebben zij voor ons en zijn er onderwerpen waar we als gemeente meer aandacht aan moeten besteden? Met het Klimaatpanel luisteren we naar onze inwoners en passen we zo nodig en waar mogelijk onze aanpak aan.”

Draagvlak door inwoners mee te laten beslissen

Eerder organiseerde Utrecht al Stadsgesprekken om inwoners te laten meedenken over de spelregels voor de energietransitie. Toen het moment kwam om alles in werking te zetten, betekende dit dat er grote veranderingen zouden aankomen voor alle Utrechters.

Projectleider Anne-Marie Zwanink vertelt: “We zagen dat het voor inwoners soms lastig was te weten wat de klimaattransitie voor hen betekent, en hoe ze zelf stappen kunnen zetten om zich hierop voor te bereiden. Tegelijk was het voor de gemeente belangrijk te weten welke vragen er leven en inwoners te betrekken bij het beslissingsproces.

De gemeenteraad heeft daarom in maart 2022 een motie aangenomen waarin werd gevraagd om een doorlopend bewonerspanel met een rol bij de praktische uitwerking van de Klimaatvisie. Met dit Klimaatpanel konden we input ophalen over het gemeentelijk aanbod, het beleid en hoe we met inwoners communiceren.”

Hoe gaat het Klimaatpanel concreet te werk?

  1. Fysieke panelgesprekken

Het Klimaatpanel bestaat uit een groep van 50 ingelote Utrechters, ouder dan 18 jaar, die in de loop van 2023 vijf keer samenkwam en ook in 2024 doorgaat. In elke sessie delen inwoners hun mening over een specifiek thema, zoals energie, duurzaam vervoer of groen. Ze bespreken dan bijvoorbeeld hoe de gemeente haar inwoners het beste kan betrekken bij de plannen, hoe de maatregelen zo goed mogelijk aansluiten bij de inwoners en op welke manieren dat het best kan worden gecommuniceerd.

Na de bijeenkomsten kan ook het Utrechtse jeugdpanel, Young Minds, feedback en aanvullingen geven op de uitkomsten van de paneldiscussie.

Vera Mast, communicatieadviseur bij de gemeente, licht toe: “Bij de start van het panel hebben we een groep ingelote Utrechters aangeschreven. We kregen veel positieve reacties op die uitnodiging! Er reageerden namelijk meer mensen dat ze graag wilden meedoen dan dat er plekken waren in het panel. Uit die groep hebben we vervolgens een selectie gemaakt die qua leeftijds-, geslachts- en wijkverdeling zo goed mogelijk overeenkomt met de Utrechtse bevolking.

Helaas moesten we ook veel mensen teleurstellen, maar zij staan nu op de wachtlijst. Als er dan eens een panellid afhaakt, nodigen we de geïnteresseerden op de reservelijst uit. En alle inwoners die dat willen, kunnen sowieso meedenken over de uitkomsten van het panel via DenkMee, ons Go Vocal-participatieplatform.”

utrecht klimaatpanel hybride offline online participatie citizenlab

‍

  1. Digitale enquêtes via Go Vocal en op straat

Utrecht toetst de bevindingen van het panelgesprek ook bij het grote publiek: inwoners van Utrecht. Dat gebeurt meestal via DenkMee, het Go Vocal-participatieplatform.

Dat inwoners die geen deel uitmaken van het panel ook hun bijdrage willen leveren, is te zien aan de respons. Voor een van de enquêtes verzamelde de gemeente zelfs 2000 reacties online! “We zetten in op verschillende communicatiekanalen om zo veel mogelijk mensen te betrekken”, vertelt Vera. “Zo kondigen we de enquêtes bijvoorbeeld aan in onze digitale nieuwsbrief, plaatsen we advertorials in de lokale krant en lanceren we advertentiecampagnes op sociale media.”

Bovenop de enquêtes op het participatieplatform trok de gemeente ook een keer de straat op met Swipocratie, een andere enquêtetool, waarmee inwoners ‘al swipend’ hun mening konden delen. Door naar de mensen toe te gaan, kon de gemeente ook meer mensen met een praktische opleiding bereiken. “Hun directe feedback op de inhoud was erg leerzaam en waardevol, en we gaan dit in 2024 vaker inzetten”, aldus Anne-Marie.

  1. Terugkoppeling

Na de analyse van de enquêteresultaten deelt de gemeente de reacties en eerste actiepunten in een kort terugkoppelingsverslag. Dit verslag is per thema ook op DenkMee te vinden.

Hoe zette Utrecht haar participatieplatform in tijdens dit project?

Voor elk thema dat het panel bespreekt – tot nu toe energiebesparing, de groene stad, aardgasvrij worden en duurzame mobiliteit – maakt het team achter het Klimaatpanel een projectpagina op het DenkMee-platform. Die zitten op hun beurt allemaal netjes gebundeld in de projectmap ‘Klimaatpanel’. Zo hebben inwoners één plek waar ze alles over het project kunnen volgen en vinden ze makkelijk de info over de thema’s die hen interesseren en waaraan ze willen bijdragen.  

Voorbeelden van de projectmappen op het Go Vocal-platform van Utrecht

‍

Op elke themapagina geeft de tijdslijn een duidelijk beeld van het participatietraject. Zo is het voor iedereen duidelijk wanneer de fysieke bijeenkomst gepland staat en wanneer je online kunt meedoen. De gemeente deelt ook het verslag in PDF-formaat via het platform met de bevindingen en de actiepunten. Hier vind je een voorbeeld van zo’n document.

Voorbeeld van een tijdslijn voor een van de sessies

‍

“Een complex project zoals dat van Utrecht vraagt om een benadering waarbij informatie behapbaar blijft. Door het op te delen in deelonderwerpen, vergemakkelijkt Utrecht de deelname voor inwoners. Ze kunnen snel zien welke onderwerpen hen interesseren, waardoor de drempel voor participatie aanzienlijk verlaagd wordt. Dit is een slimme en effectieve manier om participatie te stimuleren.” - Pauline van Heerdt, Government Success Manager Nederland

Inwoners betrekken met een burgerpanel: tips

Dit participatietraject was voor Utrecht erg leerrijk. Deze tips geven ze andere gemeenten die een burgerpanel overwegen nog graag mee:

  • Zorg voor een goede vertegenwoordiging van je inwoners. Zorg dat je bij de loting al rekening houdt met het opleidingsniveau van de deelnemers.
  • Trek de straat op. Door regelmatig een paar uur de straat op te gaan, doe je veel waardevolle inzichten op én bereik je andere mensen.
  • Overweeg ook creatieve oplossingen om meer inwoners te horen. In een van de enquêtes vroeg Utrecht hoe ze meer inwoners kunnen overtuigen om bijvoorbeeld op enquêtes of peilingen te antwoorden. Daaruit kwam naar voren dat slechts een minderheid de moeite zou nemen om een QR-code te scannen (11%) terwijl bijna de helft van de ondervraagden wel een oplossing ziet in stemkastjes in de publieke ruimte (46%).

Met Go Vocal verbind je online en offline participatie naadloos met elkaar

Wil je participatie efficiënter en waardevoller maken, dan ligt de sleutel in het vinden van de goede balans tussen traditionele fysieke interacties en het enorme potentieel van digitale methoden. Met Go Vocal kun je deze twee werelden moeiteloos met elkaar verbinden. Benieuwd hoe? Plan een gesprek met ons team.