Amstelveen lanceerde al in 2019 haar Go Vocal-participatieplatform. Op dat moment brak er voor de gemeente een transitiefase aan. Er was nog geen echte participatieverantwoordelijke ofbeleid. Een interim-adviseur had de opdracht om een online platform te introduceren. Vlak voor deze vertrok, kwam Sharon Snoek, senior communicatieadviseur participatie bij Amstelveen, op het toneel. Haar opdracht: zorg voor een participatievisie waar online participatie onderdeel van is en integreer dit in een allesomvattende aanpak.

Op verkenning

Sharons eerste uitdaging bestond eruit vertrouwd te raken met de organisatie en de bestaande offline participatie-initiatieven. Ze besteedde bovendien veel tijd aan kennismaking met collega's van verschillende afdelingen, probeerde inzicht te krijgen in hun behoeften en ontdekte al doende.

Sharon: “Ik ben aan de slag gegaan en heb gekeken naar wat de succesfactoren zijn bij een participatie-aanpak en wat juist ook niet. Soms kreeg ik een directe participatievraag en dan ging ik daar gewoon lekker mee aan de slag. Maar andere keren hoor je via via plots toch weer over een vage enquête met een of andere tool waarvan je denkt, ‘waarom is het niet even afgestemd met mij?’ Zo heb ik gaandeweg de processen en het beleid uitgewerkt."

Interne adoptie promoten met een digitale showroom - de participatiegarage

Met de verwachte start van de Omgevingswet werd de vraag naar ondersteuning vanuit Stedelijke Ontwikkeling voor participatie advies groter. Sharon kreeg er een nieuw teamlid bij en dat zorgde ook voor een keerpunt. 

Sharon: “We spraken over hoe we het interne bewustzijn over participatie en de mogelijkheden van het Go Vocal-platform konden vergroten. We brainstormden en zochten naar leuke manieren om collega's op een leuke manier te informeren over het platform en te inspireren. Zo zijn we op het idee van de participatiegarage gekomen.”

De participatiegarage is een digitale showroom op het participatieplatform waar collega’s terecht kunnen voor:

  • informatie over het participatieteam, zoals details over de rollen en verantwoordelijkheden van Sharon en haar collega's.
  • een overzicht van de functies van het Go Vocal-platform
  • een vragenformulier voor nieuwe participatieprojecten, zodat collega's die geïnteresseerd zijn in het lanceren van een participatieproject al de eerste details kunnen verzamelen.
  • een overzicht van trainingen en workshops die zowel de gemeente zelf als Go Vocal aanbieden.
  • voorbeelden van succesvolle participatieprojecten om collega's te inspireren.

“Toen de participatiegarage eenmaal op het platform stond, hebben we die via een interne campagne gepromoot en collega’s daarbij ook aangemoedigd zich te registreren op het platform,” vult Sharon aan. “Dat heeft zeker geleid tot meer bekendheid van en met het platform.”

"De participatiegarage heeft zich bewezen als een krachtig instrument voor het bevorderen van interne adoptie en bewustwording over participatie. Meerdere gemeenten in Nederland en daarbuiten hebben het overgenomen om hun eigen interne participatiecultuur te verbeteren."

Pauline van Heerdt, Government Success Manager Nederland

‍

Trainingen die participatie tastbaar maken

Sharon en haar team beseften dat bewustzijn alleen niet genoeg zou zijn en richtten zich daarom ook op training. Ze hanteren daarvoor een tweevoudige aanpak: algemene trainingssessies over de principes van participatie en praktische, teamspecifieke workshops afgestemd op de behoeften van de verschillende teams.

Sharon: “Naast de basistraining over participatie gaan we langs bij teams waarvan we vrij zeker weten dat die het meeste baat zouden hebben bij meer praktische trainingssessies. In het geval van de Omgevingswet, bijvoorbeeld, hebben we zulke sessies georganiseerd voor de collega’s van stedelijke ontwikkeling. We sluiten dan aan bij bestaande teamvergaderingen zodat we zo veel mogelijk collega’s bereiken en de impact ervan zo groot mogelijk is.”

Tijdens deze sessies hebben Sharon en haar collega’s het niet alleen over het beleid, maar proberen ze de teams te inspireren door concrete voorbeelden te tonen en vaak ook te werken met interactieve casus. “Zo laten we hen kennismaken met het platform en wordt het voor hen duidelijk hoe ze inwoners kunnen betrekken. We merken dat die aanpak helpt om collega’s enthousiast te maken”, aldus Sharon.

Ook vanuit Go Vocal organiseren we inspiratiesessies bij klanten om nieuwe medewerkers kennis te laten maken met participatie, maar ook om nieuwe functionaliteiten toe te lichten en te tonen hoe je ze inzet. Sharon: “Die inspiratiesessies zijn ook altijd waardevol - we halen er altijd wel wat uit voor onze eigen projecten.”

Heldere rollen voor efficiënte samenwerking

Interne adoptie van je participatieplatform is een ding, duidelijke rollen en verantwoordelijkheden zijn minstens zo belangrijk. Daarmee voorkom je misverstanden, hou je processen efficiënt en garandeer je een samenhangende aanpak bij de uitvoering van projecten. Bij Amstelveen werkt het zo:

  • Sharon en haar collega’s helpen met het uittekenen van het participatietraject. Sharon: “Daarbij organiseren we steevast een kick-off, fysiek of digitaal, waarin we de randvoorwaarden en kaders voor de participatie scherpstellen. We denken dan mee over welke ruimte er is voor participatie, wat de doelen zijn, wie de doelgroep is en hoe we die kunnen bereiken.”
  • Zodra het project op papier staat, is het participatieteam verantwoordelijk voor de opzet op het platform.
  • Tijdens het project houden Sharon en haar team ook een oogje in het zeil op het vlak van planning. Sharon: “Die regie over het proces is slechts soms echt nodig, maar altijd wel wenselijk.”
  • De projectleiders zijn verantwoordelijk voor alle inhoudelijke aspecten van het project. Dit houdt in dat ze alle informatie aanleveren die inwoners nodig hebben over het project, dat zij ervoor zorgen dat er tijdens het project op input wordt gereageerd, dat alle bijdragen worden geanalyseerd en dat er uiteindelijk wordt teruggekoppeld naar inwoners over de resultaten en hoe hun input zal worden gebruikt in het besluitvormingsproces.

Het resultaat: een gedragen participatiecultuur

De afgelopen vijf jaar hebben Sharon en haar team de participatiestrategie van Amstelveen op scherp gezet. Wat begon als een individuele rol zonder goed omlijnde  verantwoordelijkheden is uitgegroeid tot een zorgvuldige strategie, aangedreven door een toegewijd team en omarmd door de bredere organisatie.

Sharon: “Volgend jaar staan er metingen gepland en kunnen we hopelijk de impact van onze inspanningen de voorbije jaren ook aan de hand van cijfers beoordelen. Participatie blijft natuurlijk een leerproces, maar ik durf vandaag al wel te zeggen dat door onze aanpak de participatiecultuur erop vooruit is gegaan. En dat vertaalt zich in mooie projecten met mooie resultaten.” 

Dankzij het Go Vocal-platform en de focus op interne adoptie heeft Amstelveen met succes digitale participatie geïntegreerd in haar overkoepelende strategie. De participatiegarage en gerichte trainingssessies hebben teams in staat gesteld hun participatieprojecten in eigen hand te nemen, met meer doordachte, doeltreffende en inclusieve participatie als resultaat.

Benieuwd hoe Go Vocal ook jouw participatieprojecten naar een hoger niveau kan tillen? Boek vandaag nog een gesprek met onze experts om de functies van ons krachtige platform te ontdekken.

‍