Q&A: dit is hoe Waddinxveen interne organisatie aanpakt

De gemeente Waddinxveen lanceerde haar Waddsup-platform om “samen te weten, denken en beslissen.” De bedoeling was om een centrale virtuele plek te creëren om inwoners op de hoogte te houden en actief te betrekken bij wat er zoal leeft in de gemeente. Op het Waddsup-platform zijn ondertussen heel wat projecten afgerond, maar de voorbereidings- en organisatiefase ligt in Waddinxveen nog erg levendig in het geheugen. We maakten dan ook graag een praatje met strategisch communicatieadviseur Henri Pool over de interne organisatie in Waddinxveen.

Interne organisatie: wie en waarom?

Laten we bij het begin beginnen—wat heeft jullie doen besluiten om een participatieplatform op te zetten? Welk doel hadden jullie precies voor ogen?

Henri: “Toen ik in 2018 bij de gemeente aan de slag ging, bleek onze doelstelling tweeledig. Natuurlijk was het de bedoeling om, zoals alle andere colleges, samen na te denken over wat we graag wilden realiseren. Maar het was voor ons ook echt belangrijk om beleid te ontwikkelen op vlak van samenlevingsparticipatie. Waddinxveen was altijd al bereid om inwoners actief te betrekken, maar een duidelijke gedachte hierachter ontbrak. En dus gingen we aan de slag met een visie. Uit dit proces bleek dat inwoners wel willen meedenken en mee beslissen, maar dat ze in eerste instantie willen wéten wat er gebeurt. We hadden nog geen goed systeem om inwoners doorlopend op de hoogte te houden. En zo werd het idee voor een platform geboren.”

Om een platform in goede banen te leiden is een sterk kernteam een echte troef. Wie zit er bij jullie in het kernteam? Welke afdelingen zijn daarin vertegenwoordigd?

Henri: “Wij zijn ervan overtuigd dat participatie een zaak is van ons allemaal. Onze visie is dan ook dat het kernteam zo klein mogelijk moet blijven. Als strategisch communicatieadviseur maak ik natuurlijk deel uit van dat team, samen met een communicatiemedewerker en een collega uit elk van onze vier aandachtsgebieden. Maar wij nemen vooral een ambassadeursrol op. We vinden echt dat elke medewerker zelf participatie moet kunnen vormgeven en met het platform aan de slag moet kunnen.”

Hoe zijn jullie tot dat systeem gekomen? Welke afspraken hebben jullie vooraf gemaakt rond interne organisatie, en hoe hebben jullie de rollen verdeeld?

Henri: “Een afspraak die we vooraf met het managementteam hebben gemaakt is dat het kernteam gedurende het eerste halfjaar vooral een ambassadeursrol zou opnemen. Wij zorgen ervoor dat iedereen weet wat de waarde van participatie is, en hoe ze er zelf mee kunnen werken. Dat halfjaar loopt binnenkort af, en dan wordt het een kwestie van evalueren waar we op dit moment behoefte aan hebben. Welke rollen missen we nog? Moeten we onze focus verschuiven? Ik vermoed dat die ambassadeursrol nog even belangrijk blijft. Het blijft namelijk zoeken om de juiste mensen te vinden die niet alleen deze missie willen uitdragen, maar er ook de nodige tijd voor kunnen vrijmaken.”

Tip van Henri: Een nieuwe werkwijze implementeren, daar komt een hele verandering in mindset bij kijken. Participatie is pas echt waardevol als het ingebed kan worden in de hele organisatie, en dat vraagt nu eenmaal tijd. Wees dus geduldig, en gun jezelf genoeg tijd om verandering te zien ontstaan.

Intern iedereen aan boord krijgen

Als iedereen medeverantwoordelijk is om participatie in de praktijk te brengen, moet dit natuurlijk ook intern breed ondersteund worden. Was het moeilijk om anderen van de waarde van het platform te overtuigen?

Henri: “Op zich waren we in Waddinxveen al erg overtuigd van de waarde van participatie. Ook voor het platform was er al een systeem van wijkplatforms en wijkregisseurs, waarbij inwoners ideeën of meningen konden delen over buurtprojecten. Dat het belangrijk is om inwoners te raadplegen, daar zijn collega’s het dus doorgaans over eens. De komst van het platform zorgt er natuurlijk voor dat we die oude systemen en flows moeten herbekijken. Dat kost tijd en zorgt soms voor meningsverschillen. Maar de richting is duidelijk: het nieuwe Go Vocal-platform is de plek waar alle participatie op terecht moet komen. Elke transitie kost wat—energie, tijd, geld. Daar moet je je bewust van zijn. Zolang de lijn helder is en je weet waar je naartoe gaat, is dat de moeite waard.”

Uitdagingen aangaan en successen vieren

Waren er ook dingen die wel goed verliepen, of misschien zelfs beter dan verwacht?

Henri: “Absoluut. Op sociale media krijgen we best wel veel negatieve reacties—zo gaan er soms dingen mis rond afval en is er veel onrust over de vergunningen voor de plaatsing van erg omstreden biomassacentrales. Ik vreesde dat we diezelfde negatieve sfeer ook op het platform zouden terugzien, maar dat was helemaal niet het geval. Bij ons eerste project—-de zoektocht naar een naam voor het platform—was maar één van de 55 reacties negatief, en die was dan zo grappig dat ik er smakelijk om kon lachen. Intussen hadden we wel mooi 55 ideeën verzameld, voor een project waarvan de impact niet eens in de straten voelbaar zou zijn. Daar was ik erg blij mee, want dat schept vertrouwen voor alle dingen die we in de toekomst nog willen doen.”

Jullie hebben onlangs ook besloten burgerinitiatieven toe te laten. Hoe hebben jullie je daar in jullie interne organisatie op voorbereid?

Henri: “Ook initiatieven indienen konden onze inwoners eerder al doen via de wijkplatforms. Toen we met het platform van start gingen hadden we een keuze: we kunnen er eerst nog een half jaar over nadenken en dan deze optie aanvinken, of we doen het gewoon en leren gaandeweg. Dat vraagt een bepaalde lenigheid van de organisatie, maar dat sluit dan ook weer aan bij de ontwikkeling die we als gemeente doormaken. Er zullen vanuit de samenleving altijd eigen initiatieven blijven komen. Het is maar hoe je je als lokale overheid daar tegen verhoudt.”

Tip van Henri: Kies het juiste moment uit om met participatie van start te gaan. Als er veel beslissingen genomen moeten worden en je inwoners in verschillende projecten kan betrekken, creëer je een gevoel van momentum waar je makkelijk op kan verder bouwen.

Van interne organisatie naar implementatie

Als je eenmaal je input verzameld hebt, is het natuurlijk de bedoeling daar iets mee te gaan doen. Hoe pakken jullie dat aan?

Henri: “Voor elk project is op dit moment één persoon verantwoordelijk. Als er input verzameld wordt, zorgt die persoon ervoor dat de informatie verwerkt en gebruikt wordt. Als er straks meer ideeënboxen en enquêtes gelanceerd worden zal er een sterker proces nodig zijn om die analyse in goede banen te leiden, maar daar zijn we voorlopig nog niet. Bepaalde collega’s delen de resultaten meteen, anderen nemen de conclusies weer mee naar de gemeenteraad—dat hangt van het project af. Maar in 2023 moesten we een nieuwe participatievisie af hebben, en ook daarvoor waren de inzichten uit het platform nuttig. Welke groepen bereiken we? En hoe kunnen we het beleid daarop aanpassen?"

Welke praktische tips & tricks zou je verder nog willen delen?

Henri: “Zorg dat je een visie hebt. Weet wat je gaat doen, anders wordt zo’n platform los zand. Ons platform is echt het eindstation van een heel denkproces, en meteen ook weer een beginpunt voor verdere ontwikkeling. Daarvoor moet je mensen intern echt meekrijgen, bijvoorbeeld door Factor C-trainingen aan te bieden. We hebben ook de app Blikopener ontwikkeld, die ons adviezen aanreikt en helpt beslissingen te maken volgens een echte Waddinxveense standaard.”