Dus, het is je gelukt je community in te schakelen. Je hebt inwoners en belanghebbenden gevraagd om hun ideeën te delen, hun stem uit te brengen of deel te nemen aan een enquête.
Misschien heb je hen zelfs gevraagd om een bepaald budget toe te wijzen of hen uitgenodigd voor een online workshop. En nu zijn de resultaten binnen. Je hebt de antwoorden waar je naar op zoek was, of op zijn minst een richting om op voort te bouwen. Wat nu?
Een cruciale stap in het proces is het communiceren van de resultaten van je project. Als je je gemeenschap hebt gevraagd om hun mening te geven, is het bekend maken van de resultaten van die discussie – en vooral hoe ze de besluitvorming kunnen beïnvloeden – een belangrijke manier van verantwoording afleggen. Door de deelnemers op de hoogte te houden, laat je hen zien dat je naar hun bijdragen luistert en ze waardeert. Dat speelt een vitale rol als je vertrouwen en steun wil opbouwen en je inwoners wil motiveren om ook in de toekomst deel te nemen aan raadplegingsprocessen. Bovendien laat het zien dat de gemeente bereid en in staat is om de daad bij het woord te voegen. De communicatie over resultaten is in feite net zo belangrijk als het verzamelen van input.
Maar wat is de beste manier om dit te doen? Om het allemaal wat begrijpelijker te maken, hebben we een paar populaire en succesvolle methoden verzameld van de lokale overheden waarmee we hebben samengewerkt.
1. Kies je kanalen verstandig
Wanneer je de resultaten van je participatieproces deelt, bedenk dan waar de kans het grootst is dat je gemeenschap je bericht of update te zien krijgt. Waar zoeken je inwoners of belanghebbenden meestal naar informatie? Hoe heb je tot nu toe gecommuniceerd, en welke kanalen leveren over het algemeen de beste resultaten op? Overweeg sociale media, de website van je stad of gemeente of je participatieplatform als potentiële kanalen om een breed publiek te bereiken. Als het gaat om feedback specifiek naar deelnemers, kan het lonen om zo dicht mogelijk bij hen te staan. Heb je een manier om direct contact op te nemen met deelnemers? Een persoonlijk bericht is vaak de meest effectieve manier.
In Kalmthout (BE), een kleine gemeente in de Vlaamse provincie Antwerpen, besloot het bestuur om de gemeenschap niet alleen te informeren over de uitkomsten van hun ideeënproject door de resultaten op het participatieplatform te plaatsen, maar ook door de deelnemers een persoonlijke e-mail te sturen met een samenvatting van de belangrijkste conclusies.
2. Wees (zo) specifiek (mogelijk)
Afhankelijk van de grootte en omvang van je project, zal het niet altijd haalbaar zijn om persoonlijke feedback te geven aan elke deelnemer. Maar hoe specifieker je kan zijn, en hoe meer je je feedback kan afstemmen op de input van de deelnemer, hoe meer gewaardeerd hij zich zal voelen en hoe groter de kans is dat hij zich in de toekomst weer zal inzetten.
De Vlaamse gemeente Wuustwezel (BE) zette een burgerparticipatieproject op om haar inwoners te raadplegen over de heraanleg van een straat in het centrum. De input van de gemeenschap werd gebundeld in 41 ideeën, die het lokale bestuur elk afzonderlijk toelichtte en behandelde op het platform.
3. Ga voor een hybride aanpak
Zoals hierboven vermeld, is het selecteren van de juiste kanalen om je boodschap over te brengen een cruciaal onderdeel van het sluiten van de feedback loop. Wanneer je naar een breder publiek communiceert, is een hybride aanpak vaak de beste manier. Sommige mensen zijn misschien moeilijker te bereiken via online kanalen, terwijl anderen niet de tijd hebben om offline bijeenkomsten bij te wonen. Door zowel online als offline communicatiekanalen in te zetten, bereik je vaak een groter, diverser publiek en zorg je ervoor dat je boodschap meer mensen bereikt.
Almere (NL) organiseerde een grootschalig stadsgesprek over verschillende onderwerpen, en een hybride aanpak stond centraal in dit project. De resultaten werden gedeeld op het platform en de Facebook-pagina van de stad, maar ook in de lokale krant. En wat nog meer? In online updates verwees de stad steeds naar de resultaten die op de offline communicatiekanalen werden verzameld, en vice versa.
4. Laat het zien!
Als mensen verwerken we informatie makkelijker als we het kunnen zien, of dat nu in de vorm van een grafiek, een diagram of een afbeelding is. Daarom zijn visuele hulpmiddelen zoals infographics een geweldige manier om je resultaten te communiceren en tegelijkertijd je gemeenschap te betrekken.
De stad Stirling (UK) besloot het functioneren van haar servicecentrum te evalueren. Nadat ze een tevredenheidsonderzoek hadden uitgevoerd, visualiseerden ze de resultaten in een heldere infographic en deelden ze die op hun participatieplatform.
5. Omarm verschillen
Wanneer je je gemeenschap uitnodigt om mee te doen, krijg je ongetwijfeld verschillende meningen en tegengestelde perspectieven. Maar in plaats van verschillen uit te vlakken om consensus te bereiken, is het belangrijk ze te omarmen en bespreken. Dit soort transparantie zal vertrouwen en respect binnen je gemeenschap bevorderen. Bovendien is niet elke onenigheid of elk meningsverschil slecht – het kan het gesprek en, uiteindelijk, de beslissing die je neemt zelfs versterken.
In de Nederlandse gemeente Harderwijk (NL) raadpleegde het bestuur aanvankelijk de inwoners over het ontwerp van een woontoren in het stadspark. Het bleek dat niet iedereen het eens was over het nieuwe gebouw. Bij het bekendmaken van de resultaten van het ideeënproject voegde de gemeenteeraan toe dat een minderheid van de deelnemers geen voorstander was van de plannen, en dat ze haar oorspronkelijke ontwerpen zal wijzigen om aan die bezwaren tegemoet te komen.
6. Ga door of begin opnieuw
Wanneer je een participatieproject afsluit, is het beste wat je kan doen… een nieuw project beginnen! Het opzetten van participatiecycli, in plaats van geïsoleerde of op zichzelf staande projecten, houdt je gemeenschap betrokken. Dus, wanneer je je resultaten communiceert, waarom maak je er niet meteen een nieuw gespreksonderwerp van? Vraag je gemeenschap wat ze vinden van de resultaten, of ze zich vertegenwoordigd voelen door deze resultaten, en hoe het implementatieproces eruit zou moeten zien.
Het district Alna, dat deel uitmaakt van de stad Oslo (NOR), vroeg inwoners om input voor de planning en ontwikkeling van de Allmenningen, een nieuwe buitenruimte in de wijk Haugerud. Nadat dit proces was afgerond en de input was verwerkt in een actieplan, besloot de gemeente de gemeenschap nogmaals om feedback te vragen. Op die manier konden ze er zeker van zijn dat de input van de inwoners correct werd geïnterpreteerd en dat iedereen extra feedback kon geven als ze dat nodig vonden.
Meer weten over hoe je de impact van je burgerparticipatie evalueert? Download dan onze gratis Impact-gids.
