In onze samenwerking met meer dan 500 lokale overheden hebben we de afgelopen jaren een duidelijke verschuiving opgemerkt. Pauline: “Steeds meer steden en gemeenten beginnen te begrijpen dat het bij de samenstelling van een succesvol participatieteam niet alleen gaat om voldoende mensen te vinden, het gaat er ook om voor de juiste teamstructuur te zorgen en de juiste vaardigheden samen te brengen.

We beleven het als het ware van op de eerste rij mee en hebben gezien dat het eerste stuk van de puzzel de interne organisatie en rollen is – beslissen welke rollen je bij elkaar brengt om een team te vormen. Tegelijkertijd is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de mensen die je bij elkaar brengt, complementaire vaardigheden hebben.”

Uit welke rollen bestaat je team?

Je hebt als lokaal bestuur twee mogelijkheden wanneer je een participatieteam wilt opzetten. Pauline: “Optie één is een gespecialiseerd team samenstellen dat zich volledig focust op participatie. Dat kan door de juiste mensen aan te werven als je daar het budget voor hebt. Is dat er niet, maar heb je wel voldoende personeel, dan kun je inzetten op intern ontwikkeling.

Echter, uit onze ervaring, blijken de middelen – vooral in middelgrote lokale besturen en kleine gemeenten – vaak krap te zijn. In dat geval raden wij je aan om voor optie twee te kiezen en collega’s uit verschillende afdelingen een ‘kernparticipatieteam’ te laten vormen. Zie het als een mini task force vanuit je bestaande teams. Naast hun gebruikelijke taken, zullen deze collega’s je participatie-ambities tot leven brengen door andere afdelingen te helpen projecten te ontwerpen en beheren.”

Ongeacht de aanpak blijven de verantwoordelijkheden consistent. “Je hebt een strategisch leider nodig die het gezicht is voor de rest van de organisatie, ten minste één communicatieprofessional, en collega’s van de verschillende afdelingen die inwoners willen raadplegen, zoals openbare ruimte, mobiliteit en strategie, die het projectmanagement op zich nemen,” voegt Pauline toe.

Wil je meer leren over de verantwoordelijkheden van de teamleden? Download Deel 2 van onze gids “Een participatiecultuur uitbouwen” voor een overzicht en een kant-en-klare template om zelf de verantwoordelijkheden van je teamleden te definiëren!

Welke vaardigheden breng je samen?

Er zijn zowel functionele vaardigheden – hard skills – als persoonlijke eigenschappen – soft skills – die belangrijk zijn bij participatie. Elke vaardigheid heeft zijn eigen meerwaarde en kan een boost geven aan hoe goed je team presteert.

Functionele vaardigheden

Basiskennis van participatie

Een basiskennis van participatietechnieken en wat ze inhouden is essentieel, maar het is net zo belangrijk om nieuwsgierigheid aan de dag te leggen om te blijven leren en verbeteren. Zoals Pauline het stelde: “Niet alleen om doeltreffende projecten te lanceren, maar ook om continu het concept binnen je team en de bredere organisatie te promoten.

Het gaat er voor een stuk om dat je collega’s kunt helpen om goede participatieprocessen te ontwikkelen, maar je hoeft niet per se al deze kennis zelf vanaf het begin te hebben. In dat geval raden we je aan om samen te werken met een partner die je ondersteuning of training biedt. Bij Go Vocal krijgen onze klanten bijvoorbeeld ondersteuning van hun toegewijde Government Success Manager. Wij geloven dat je niet meteen een expert hoeft te zijn en dat enthousiasme om bij te leren en te groeien je ver brengt.”

Communicatievaardigheden

We herhalen het vaak, misschien zelfs tot vervelens toe, maar communicatie is de sleutel tot succes bij participatie. Pauline onderstreept dit door eraan toe te voegen dat “Het aan de communicatieprofessionals is om leven in de projecten te blazen met hun talent voor storytelling.

Als je je projecten goed wilt promoten en inwoners wilt overtuigen om mee te doen, heb je minimaal één persoon nodig die goed is in het creëren van overtuigende verhalen en die weet hoe die een boodschap via verschillende kanalen kan overbrengen. Maar goede communicatie stopt niet bij promotie: tussentijdse updates terwijl het project openstaat voor participatie, de terugkoppeling over de resultaten en context over wat je met de verzamelde input gaat doen, ze zijn allemaal even belangrijk om vertrouwen op te bouwen.”

Bovendien moet je dit niet zien als een vaardigheid die alleen extern nuttig is. Pauline voegt toe: “Ook intern moet je goed kunnen communiceren over de voortgang en resultaten van je projecten. Dit heb je nodig om steun voor je strategie te blijven opbouwen en onderhouden.”

Hugo ziet de laatste tijd een fascinerende verschuiving: “Lokale besturen erkennen steeds meer het belang van participatiecommunicatie als een gespecialiseerde taak. Het is een bewijs dat ze de waarde inzien van een directe, betekenisvolle dialoog met hun inwoners. Het gaat niet alleen meer om informatie verspreiden, het gaat om gesprekken aangaan, behoeften begrijpen en er rekening mee houden in het beleid.”

Projectmanagementvaardigheden

Het spreekt voor zich dat projectmanagementvaardigheden niet mogen ontbreken. “Een project efficiënt kunnen plannen, uitvoeren en overzien van begin tot eind is ongelooflijk waardevol. Het gaat dan om realistische doelen bepalen, tussen verschillende stakeholderste coördineren, planningen aan te houden en middelen beheren. Zie het als een schip besturen en ervoor zorgen dat iedereen samenwerkt naar hetzelfde doel.

Of het nu gaat om een snelle raadpleging of een groter project, goede projectmanagementvaardigheden zorgen ervoor dat alles soepel verloopt en dat je je doelen op tijd haalt”, aldus Pauline.

Maar hoe zit het met deze harde vaardigheden?

Geen masterdiploma IT vereist

Veel lokale besturen vragen zich af of ze een IT-specialist in hun team nodig hebben. Het antwoord is meestal nee. Pauline: “De meeste participatieplatforms, inclusief Go Vocal, zijn gemakkelijk op te zetten en gebruiksvriendelijk. Ons team ontwikkelt ons platform met input direct van ambtenaren om ervoor te zorgen dat het intuïtief is voor degenen die het dagelijks moeten gebruiken.”

Bovendien adviseert Pauline over het algemeen om zo onafhankelijk mogelijk te blijven van de IT-afdeling: “IT-teams zijn vaak overbevraagd en het laatste wat je wilt is dat je participatieprojecten vertraging oplopen door dringende technische problemen die eerst opgelost moeten worden.”

Geen data-expert nodig

Hoe goed je moet kunnen toveren met data en grafieken hangt voor een groot stuk van de complexiteit van je projecten af. “Voor de meeste projecten hoef je echter geen expert te zijn,” zegt Pauline. Eén ding dat minstens zo belangrijk is, is vooraf nadenken welke data je moet verzamelen.

“Vóór je aan een project begint, is het cruciaal om na te denken over welke data je nodig hebt, welke vragen die data opleveren en hoe je die informatie gaat gebruiken. Het is deze strategische, proactieve benadering van data die echt belangrijk is en zal leiden tot betere data-gedreven beslissingen.”

Persoonlijke vaardigheden

Naast de harde, functionele vaardigheden, komen er ook een aantal (inter)persoonlijke vaardigheden bij kijken. Misschien zijn dit wel de eigenschappen die een goed en een geweldig team van elkaar onderscheiden.

Mensenkennis

Wie participatie zegt, zegt mensenkennis. Dat concept kunnen we verder opdelen in twee sleutelvaardigheden: emotionele intelligentie en culturele competentie. Hugo: “Bij emotionele intelligentie komt het erop neer dat je de situatie van inwoners begrijpt en je erin kunt inleven. Je kunt je in hun schoenen plaatsen en projecten op hun maat ontwerpen.

Culturele competentie speelt evenzeer een significante rol. Om inwoners te bereiken en betrekken, moet je hen begrijpen – hun achtergrond, hun behoeften, hun perspectieven. Het is dit begrip dat je aanpak zal bepalen, en daarmee ook of je strategie werkt of niet.”

Het zal je niet ontgaan dat deze vaardigheden nauw verweven zijn met de communicatievaardigheden die we eerder vermeldden. “Om effectief te communiceren, moet je immers eerst begrijpen met wie je communiceert”, voegt Pauline eraan toe.

Probleemoplossend denken

Hoe goed je ook plant, projecten verlopen zelden precies zoals je zou willen. Pauline: “Het vermogen om je aan te passen aan onverwachte veranderingen en creatieve oplossingen vinden is essentieel. Dit vereist flexibiliteit om je aanpak te wijzigen, proactiviteit om mogelijke obstakels te voorzien, en creativiteit om nieuwe strategieën te bedenken indien nodig.”

Veerkracht

Volharding is een vaak onderschatte vaardigheid, maar kan een gamechanger zijn – vooral in participatieprojecten. Hugo: “Het is niet altijd een gemakkelijk opdracht; je werkt met verschillende persoonlijkheden, komt voor onvoorziene uitdagingen te staan en moet omgaan met de druk dat wat je doet een impact heeft op belangrijke beleidsbeslissingen. Het is bovendien niet ongebruikelijk om wat tegenslag te hebben, zoals een lagere participatiegraad dan je hoopte of projecten die vertraging oplopen.

Het is het vermogen om dan niet op te geven dat echt telt. Vaak is het deze eigenschap die  het verschil kan maken tussen een goed en een geweldig team.”

Een daadkrachtig participatieteam samenstellen, is een uitdagend proces waarbij je een delicate balans moet vinden tussen diverse rollen en vaardigheden. Het gaat niet alleen om voldoende mensen vinden, maar ook om de juiste mensen rond de tafel te krijgen. En vergeet niet: participatie is een dynamisch, evoluerend proces waarbij, boven alles, de wil om voortdurend bij te leren en de passie om een betekenisvolle dialoog met je inwoners op te zetten het verschil maken.

Download deel 1 en deel 2 van onze gids “Een participatiecultuur uitbouwen: Een praktische leidraad” voor meer tips!